Nowoczesny i sprawny dział HR to dział, który stawia na cyfryzację dokumentacji. Dokumentacja pracownicza to już nie setki kartek papieru lecz bezpieczne elektroniczne archiwum do którego masz dostęp w każdej chwili, z dowolnego miejsca. Nie musisz tracić czasu na wertowanie papierowej dokumentacji i szukanie zagubionych danych. Elektroniczna teczka pracownicza Plus eTeczka daje wiele możliwości dla działów HR a co najistotniejsze znacznie redukuje koszty operacyjne.
Plus eTeczka - elektroniczna teczka pracownicza, procesy kadrowe pod kontrolą
Plus eteczka to nowoczesne i intuicyjne rozwiązanie, które automatyzuje i usprawnia procesy kadrowe oraz HR. Umożliwia kompleksowe zarządzanie aktami personalnymi, ich cyfrową archiwizację oraz zdalny dostęp do dokumentów i kluczowych informacji na temat pracowników. System gwarantuje zgodność z obowiązującymi przepisami prawnymi, zapewniając bezpieczne i efektywne przechowywanie dokumentacji pracowniczej w jednej, elektronicznej bazie.
Zaufali nam:
Automatyzuj pracę działu HR, zrezygnuj z nadmiaru papieru
Funkcjonalności elektronicznej teczki pracowniczej Plus eteczka
Inteligentne wyszukiwanie dokumentów
dzięki zaawansowanej wyszukiwarce możesz wyszukać informacje jakich potrzebujesz na podstawie konkretnych słów lub dowolnych danych
Komplet dokumentacji
system pilnuje czy dane są kompletne, masz pewność, iż nic nie brakuje
Elektroniczny podpis dokumentów
nie musisz nic drukować, dokumenty podpisujesz za pomocą podpisu elektronicznego lub pieczęci firmowej
Integracje z dowolnym systemem w firmie
plus eTeczka jest systemem elastycznym, który zintegruje się z dowolnym twoim systemem
Raporty i powiadomienia
jesteś na bieżąco ze wszystkim dzięki dedykowanym powiadomieniom, ponadto możesz dowolnie generować raporty, również w formie wizualnej
Gwarancja bezpieczeństwa
bezpieczeństwo twoich dokumentów
Eksport informacji
możesz eksportować dokumenty do dowolnych formatów
Klasyfikacja dokumentów
dzięki technologii AI system automatycznie przyporządkowuje dokumenty do konkretnego katalogu
System przypomnień
nie musisz się martwić zbliżającymi się terminami ważności, o wszystkim jesteś informowany (o kończącej się umowie czy terminie badań lekarskich)
Inteligentne archiwum dokumentów
wszystkie dane pracowników w jednym miejscu z łatwą w obsłudze wyszukiwarką
Platforma dla HR zgodna z przepisami
Od 2019 roku przedsiębiorstwa mają możliwość przechowywania akt pracowniczych w formie elektronicznej, na przykład jako zeskanowane dokumenty, bez konieczności ich równoczesnego archiwizowania w wersji papierowej. Nowe przepisy dopuszczają dokumenty tworzone i przechowywane wyłącznie w postaci cyfrowej, z zachowaniem integralności dokumentów oraz wymaganych prawem mechanizmów potwierdzających ich autentyczność. W związku z tym Plus eTeczka może zgodnie z obowiązującymi regulacjami całkowicie zastąpić tradycyjne archiwum firmowe.
Kluczowe korzyści z wdrożenia elektronicznej teczki pracowniczej Plus eTeczka
– szybki dostęp do dokumentów
– wszystkie dane pracowników w jednym miejscu
– zapomnij o błędach i brakach w dokumentacji
– błyskawiczna edycja dowolnego dokumentu
– oszczędzasz czas
– redukujesz koszty
– bezpieczeństwo twoich dokumentów
– większa produktywność pracowników
Zobacz jak usprawniliśmy procesy HR w firmie Decathlon
Obecnie w Decathlonie procesy HR-owe są scentralizowe w jednym miejscu, zaangażowanych jest mniej osób, management poprzez jedną platformę ma pod kontrolą wszystkie działania. Każdy pracownik ma zakładane elektroniczne akta osobowe. Pracownicy działu HR mają do nich łatwy dostęp po zalogowaniu do Plus Workflow. Przeciętny czas tworzenia i uzupełniania e-teczki skrócił się z kilku godzin do ok.10-15 minut. Ilość błędów w dokumentacji zmniejszyła się o ponad połowę. Wyeliminowaliśmy również liczbę zagubionych dokumentów. Proces rekrutacji stał się szybszy, a zarazem łatwiejszy w obsłudze dla pracowników działu HR. Decathlon nie ponosi również dodatkowych kosztów związanych z archiwizacją teczek pracowniczych, ponieważ wszystkie są dostępne w formie cyfrowej.
Cyfryzuj pracę działu HR z aplikacjami Plus Workflow
Aplikacja rekrutacji pracownika
Proces zatrudniania pracownika
Aplikacja wydatków pracowniczych
Delegacje
Zaliczki pracownicze
Ewidencja czasu pracy
FAQ - najczęstsze pytania
Czym jest e-teczka?
e-Teczka to elektroniczny system przechowywania i zarządzania dokumentacją pracowniczą, który zastępuje tradycyjne papierowe teczki osobowe. Pozwala na cyfrowe gromadzenie, archiwizację i udostępnianie dokumentów kadrowych zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy.
Jakie dokumenty można przechowywać w e-Teczce?
System Plus Workflow umożliwia przechowywanie wszystkich dokumentów związanych z zatrudnieniem, w formie elektronicznej teczki, w tym:
- Umów o pracę i aneksów
- Świadectw pracy
- Deklaracji PIT, ZUS, PPK
- Urlopów, zwolnień lekarskich, wniosków pracowniczych
- Ocen okresowych, szkoleń, certyfikatów
Czy e-Teczka może być zintegrowana z systemami kadrowo-płacowymi?
Tak, e-Teczka może być zintegrowana z systemami zewnętrznymi takimi jak SAP, TETA, Optima, Symfonia czy Oracle, co pozwala na automatyczne aktualizowanie dokumentacji pracowniczej.
Czy e-Teczka wspiera podpisy elektroniczne?
Tak, dokumenty mogą być podpisywane elektronicznie za pomocą podpisów kwalifikowanych, pieczęci kwalifikowanych lub podpisów biometrycznych.
Jakie są koszty wdrożenia e-Teczki w firmie?
Koszt wdrożenia zależy od wielkości firmy, liczby pracowników, stopnia integracji z systemami HR oraz zakresu funkcjonalności. Suncode oferuje indywidualne wyceny, dopasowane do potrzeb klienta.
Czy e-Teczka jest zgodna z przepisami prawa?
Tak, e-Teczka spełnia wymagania wynikające z Kodeksu Pracy, RODO oraz rozporządzenia dotyczącego prowadzenia dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
Jakie są korzyści z wdrożenia e-Teczki?
- Oszczędność miejsca i kosztów – całkowita eliminacja papierowych dokumentów
- Szybki dostęp do akt pracowniczych – możliwość wyszukiwania i przeglądania dokumentów online
- Automatyczna archiwizacja – zgodność z przepisami dotyczącymi przechowywania dokumentacji
- Bezpieczeństwo danych – kontrola dostępu i szyfrowanie informacji
Czy e-Teczka pozwala na digitalizację dokumentów papierowych?
Tak, system e-Teczki umożliwia skanowanie i automatyczne rozpoznawanie dokumentów dzięki OCR, co ułatwia ich klasyfikację i przechowywanie w formie cyfrowej.
Czy możliwe jest masowe importowanie dokumentów do e-Teczki?
Tak, nasze rozwiązanie pozwalają na masowy import dokumentów pracowniczych, co jest szczególnie przydatne podczas wdrażania systemu w dużych organizacjach.
Jakie firmy powinny wdrożyć e-Teczkę?
Elektroniczna teczka pracownicza jest szczególnie przydatna dla:
- – Średnich i dużych przedsiębiorstw z rozbudowanymi strukturami HR
- – Instytucji publicznych zobowiązanych do cyfryzacji akt pracowniczych
- – Firm z dużą rotacją pracowników, gdzie wymagane jest szybkie zarządzanie dokumentacją