Elektroniczny obieg dokumentów

Podstawą komunikacji biznesowej są różnego rodzaju dokumenty. Nic więc dziwnego, że jednym z kluczowych elementów transformacji cyfrowej jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów. Przedsiębiorstwa chętnie sięgają po to rozwiązanie, gdyż ułatwia nie tylko przepływ informacji wewnątrz organizacji, ale także pozwala na sprawne zarządzanie wieloma procesami  biznesowymi.

Suncode, podążając za ideą paperless, już od blisko 20 lat oferuje niezawodne rozwiązanie klasy BPM w postaci systemu Plus Workflow, które pozwala nie tylko na digitalizację dokumentacji firmy i elektroniczny obieg dokumentów, ale również optymalizację procesów biznesowych i wymiany informacji między pracownikami.

Jak działa elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system zarządzania dokumentami, który umożliwia ich elektroniczne przetwarzanie, przesyłanie, monitorowanie i przechowywanie. W przeciwieństwie do jego tradycyjnej, papierowej formy, opiera się na technologii cyfrowej, umożliwiając tym samym natychmiastowy przepływ informacji między różnymi uczestnikami procesu. Odzwierciedlona w nim struktura organizacyjna wyznacza przebieg procesów biznesowych. Skonstruowanie odpowiednich ścieżek, według których realizowane są zadania w przedsiębiorstwie, pozwala na przypisanie odpowiednich pracowników do konkretnych etapów procesu. Dzięki temu, obieg dokumentów odbywa się w określonej kolejności, przechodząc przez wymagane ścieżki procesu.

Elektroniczny obieg dokumentów z Plus Workflow

Oferowany przez nas system Low-Code – Plus Workflow, jest narzędziem wspierającym przedsiębiorstwa w zarządzaniu procesami biznesowymi i dokumentacją. Umożliwia on elektroniczny obieg dokumentów oraz automatyzację procesów biznesowych. Już podczas analizy przedwdrożeniowej nasi konsultanci wskazują obszary, których optymalizacja przyniesie najkorzystniejsze rezultaty. We współpracy z Klientem, kierując się jego potrzebami, dostosowujemy wygląd oraz funkcjonalności systemu. Dzięki temu możliwe jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów obejmującego wszystkie najistotniejsze obszary firmy. Szerokie zastosowanie sprawia, że Plus Workflow sprawdza się w każdym dziale przedsiębiorstwa, począwszy od księgowości czy HR, przez produkcję i dystrybucję, a na sprzedaży i reklamie skończywszy.

Elektroniczny obieg dokumentów usprawnia również codzienną pracę w organizacji – możliwość integracji systemu Plus Workflow z innymi, zewnętrznymi systemami pozwala na dwukierunkowy transfer informacji pomiędzy nimi oraz automatyczne uzupełnianie danych w formularzach. Dzięki temu przyspieszona zostaje realizacja procesów, a pracownik odpowiedzialny za ręczne wyszukiwanie i przepisywanie danych zostaje odciążony.

Korzyści z wdrożenia Plus Workflow do elektronicznego obiegu dokumentów

Wraz z rosnącą ilością danych, elektroniczny obieg dokumentów staje się kluczowym elementem strategii firmy, wspierając zarówno codzienne operacje, jak i strategiczne cele rozwoju. Jego elastyczność i skalowalność sprawiają, że jest niezbędnym narzędziem w dzisiejszym otoczeniu biznesowym, umożliwiając firmom adaptację do zmieniających się potrzeb rynku. Wśród najważniejszych korzyści elektronicznego obiegu dokumentów wymienia się:

• Wzrost wydajności przedsiębiorstwa;
• Skrócenie czasu realizacji procesów;
• Usprawnienie komunikacji;
• Dostęp do dokumentacji i procesów 24/7;
• Łatwość obsługi;
• Zwiększenie bezpieczeństwa danych;
• Usprawnione wyszukiwanie i indeksowanie;
• Ograniczenie monotonii pracy;
• Oszczędność miejsca;
• Redukcja błędu ludzkiego;
• Lepsza kontrola nad procesami;
• Redukcja kosztów;
• Pozytywny wpływ na środowisko.

Elektroniczny obieg dokumentów stanowi nie tylko krok w kierunku zwiększenia efektywności operacyjnej, ale również sprzyja zrównoważonemu rozwojowi dzięki redukcji zużycia papieru i śladu węglowego związanych z tradycyjnym obiegiem dokumentów. Nowoczesne systemy umożliwiają także monitorowanie oraz analizę danych, co pozwala firmom lepiej zrozumieć i optymalizować procesy biznesowe. W efekcie, przedsiębiorstwa mogą szybciej reagować na zmiany rynkowe i skuteczniej konkurować, co jest kluczowe w dzisiejszym dynamicznym środowisku biznesowym. Co więcej, elektroniczny obieg dokumentów nie tylko usprawnia bieżące operacje, ale również stanowi fundament dla innowacyjnych rozwiązań i transformacji cyfrowej, umożliwiając firmom lepsze dostosowanie się do wyzwań przyszłości.