Elektroniczny obieg dokumentów - najchętniej wybierana platforma

Poprzez efektywny system zarządzania dokumentami i przetwarzania ich w formie cyfrowej usprawniamy codzienną pracę ponad 500 przedsiębiorstw. Jesteśmy jednym z czołowych dostawców platformy do elektronicznego obiegu dokumentów.

Oni postawili na elektroniczny obieg dokumentów

partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo partnet-logo

Ponad 20 lat doświadczenia

Plus Workflow umożliwia automatyzację procesów związanych z tworzeniem, udostępnianiem, przechowywaniem i archiwizacją dokumentów biznesowych.

W przypadku standardowych procesów dokumenty przechodzą wiele etapów, które pochłaniają czas pracowników oraz dodatkowe kartki papieru, a także przyczyniają się do rozproszonej komunikacji, a nie rzadko zagubionej dokumentacji firmowej. Elektroniczny obieg dokumentów z platformą Plus Workflow od Suncode cyfryzuje wszystkie etapy procesowania dokumentów, od rejestracji po archiwizację, centralizując komunikację i usprawniając codzienną pracę.

2023 04 13 07 43 5513
2023 04 13 08 02 0815
benefity plus workflow

System szyty na miarę, sprawdzony przez tysiące klientów

Elektroniczny obieg dokumentów Plus Workflow każdego dnia automatyzuje pracę w tysiącach przedsiębiorstw, dając użytkownikom nieograniczone możliwości i skracając pochłaniające najwięcej czasu procesy nawet o 60%. Dzięki platformie wszystkie dokumenty firmowe masz w jednym miejscu, a ich wyszukiwanie staje się łatwiejsze. Dodatkowo, automatyzujesz ich wprowadzanie, rejestrację, a także kontrolujesz dostęp i czas realizacji.

Przykłady zastosowania elektronicznego obiegu dokumentów

icon paper

Obieg faktur

umowy ikona2

Obieg umów

icon light

Obieg korespondencji

icon diamond

Obieg dokumentów HR

Elektroniczny obieg faktur

Elektroniczny obieg faktur systemu Plus Workflow to rozwiązanie, które m.in. dzięki możliwości wielostopniowej akceptacji i autoryzacji do płatności, pozwala nie tylko na minimalizację ponoszonych kosztów, ale również zapewnienie terminowości wykonywanych zadań, zwiększenie kontroli nad wydatkami i, co najistotniejsze, zabezpieczenie danych i dokumentów.

Istotnym elementem jest również opcja powiązania procesu obiegu faktur z procesami skorelowanymi, w szczególności procesem zapotrzebowań zakupów, kontroli budżetu czy obsługi płatności.

closeup person holding bills calculating them scaled
obraz 2

Integracje i dodatkowe możliwości

Ponadto system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) Plus Workflow umożliwia komunikację z systemami ERP/FK (IFS, SAP, QAD, Comarch, Oracle, Symfonia, Optima itp.), wykorzystanie rozwiązania OCR (optyczne rozpoznawanie znaków z obrazu faktury) oraz wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co zapewnia automatyzację procesu obiegu faktur zakupu w firmie i minimalizację zadań wykonywanych w sposób manualny.

Elektronicznie podpisuj dokumenty

Plus Workflow umożliwia użytkownikom elektroniczne podpisywanie dokumentów. Udostępniamy możliwości podpisu kwalifikowanego, biometrycznego oraz podpisu elektronicznego zwykłego i zaawansowanego. Dodatkowo każdy podpisany dokument wraz z metadanymi jest zapisywany w elektronicznym repozytorium dokumentów Plus Workflow, dzięki czemu uprawnieni użytkownicy uzyskują dostęp do centralnej, bezpiecznej, szybkiej oraz niezawodnej bazy dokumentów firmowych. Nasza platforma zintegrowana jest z największymi dostawcami podpisu elektronicznego – DocuSign i Autenti oraz, w przypadku podpisu kwalifikowanego, polskimi centrami usług zaufania – Krajowa Izba Rozliczeniowa, PWPW, Asseco Data System, CenCert.

image2021 12 16 15 17 54

Kluczowe funkcjonalności

ikona 1 kv

Elektroniczne archiwum

Ikona 2kv

Funkcja OCR

ikona 3 kv

Edytor procesów

ikona 4 kv

Liczne integracje

Przykład wdrożenia: elektroniczny obieg faktur i archiwizacja umów w CD Projekt

Projekt wdrożenia systemu Plus Workflow objął procesy elektronicznego obiegu faktur, archiwizacji umów oraz korespondencji przychodzącej i wychodzącej. Obsługujemy wiele spółek, kilkaset użytkowników systemu i ponad 2000 faktur miesięcznie.

CD Projekt 1

Najczęstsze pytania

Na czym polega elektroniczny obieg dokumentów?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system, który umożliwia cyfrowe zarządzanie dokumentami w firmie, zastępując tradycyjny obieg dokumentów papierowych. Polega na tworzeniu, przesyłaniu, przetwarzaniu, archiwizowaniu i zatwierdzaniu dokumentów w formie elektronicznej, zamiast papierowej.

Jakie są różnice między EOD a EZD?

EZD to bezpłatny system stworzony przez rząd dla urzędów i instytucji publicznych, z ograniczonymi opcjami dostosowania. EOD to płatne, komercyjne systemy, które można rozbudować o różne funkcje, np. zarządzanie projektami, budżetem, zamówieniami czy delegacjami.

Czy można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej?

Tak, można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, ale muszą być spełnione określone warunki:

  1. Zgodność z przepisami – dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z przepisami prawa, np. ordynacją podatkową, ustawą o rachunkowości, RODO itp.

  2. Autentyczność i integralność – musisz mieć pewność, że dokument nie został zmieniony i pochodzi z wiarygodnego źródła (np. podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem wewnętrznym w systemie).

  3. Czytelność – dokumenty muszą być możliwe do odczytania przez cały wymagany okres przechowywania.

  4. Bezpieczeństwo i dostępność – dane muszą być odpowiednio chronione (np. backup, szyfrowanie) i dostępne na żądanie np. urzędów skarbowych.

Kto jest odpowiedzialny za obieg dokumentów w firmie?

Za obieg dokumentów w firmie odpowiada zwykle kierownik działu administracji lub osoba wyznaczona przez zarząd, np. koordynator ds. obiegu dokumentów.

W praktyce:
Pracownicy są odpowiedzialni za poprawne wprowadzanie i przesyłanie dokumentów.
Kierownicy zatwierdzają i kontrolują dokumenty w swoim zakresie.
Dział administracyjny lub kancelaria nadzoruje cały proces i dba o zgodność z procedurami.
Zarząd lub właściciel odpowiada za ustalenie zasad obiegu i ich przestrzeganie w firmie.

Czy instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa?

W administracji publicznej instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa.
Jednostki państwowe i samorządowe muszą ją posiadać i stosować zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.

W sektorze prywatnym nie ma takiego obowiązku.
Brak instrukcji może jednak powodować problemy podczas kontroli, ryzyko błędów w dokumentacji oraz chaos w organizacji obiegu dokumentów.

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów?

  • Szybszy przepływ informacji – dokumenty trafiają do odpowiednich osób natychmiast, bez potrzeby drukowania czy fizycznego przekazywania.

  • Oszczędność czasu i kosztów – mniej papieru, toneru, przesyłek i pracy administracyjnej.

  • Lepsza kontrola i nadzór – łatwo sprawdzić, kto i kiedy edytował lub zatwierdził dokument.

  • Bezpieczeństwo danych – dostęp do dokumentów można ograniczyć, a dane są chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem.

  • Dostępność zdalna – pracownicy mogą przeglądać i akceptować dokumenty z dowolnego miejsca.

  • Porządek i łatwe wyszukiwanie – dokumenty są uporządkowane, zindeksowane i łatwo je odnaleźć.

  • Zgodność z przepisami – system może wspierać przestrzeganie wymagań prawnych, np. RODO czy archiwizacji.

  • Środowiskowe korzyści – mniejsze zużycie papieru oznacza mniej odpadów i większą troskę o środowisko.

Co zawiera obieg dokumentów?

Obieg dokumentów to proces, który pokazuje, jak dokument krąży w organizacji – od powstania do archiwizacji.

Najpierw dokument jest rejestrowany, czyli wprowadzany do systemu. Następnie trafia do odpowiedniej osoby lub działu (dekretacja). Potem jest przekazywany dalej w celu analizy lub przygotowania odpowiedzi. Dokument może być opiniowany lub uzupełniany o załączniki. Kolejny krok to akceptacja lub zatwierdzenie przez przełożonego. Po zatwierdzeniu następuje realizacja, czyli wykonanie działań z dokumentu. Na końcu dokument trafia do archiwum. Przez cały czas system kontroluje, kto ma do niego dostęp.

Który dokument określa sposób obiegu dokumentów w instytucji?

Instrukcja kancelaryjna to ważny dokument, który określa, jak należy postępować z dokumentami w instytucjach, takich jak szkoły czy placówki oświatowe. Pomaga ona prawidłowo zarządzać obiegiem dokumentów i ich przechowywaniem, zgodnie z obowiązującymi przepisami dla administracji publicznej.

Zapytaj o produkt

Jeśli potrzebujesz pomocy eksperta w wyborze rozwiązania skrojonego na miarę Twoich potrzeb, wypełnij poniższy formularz. Postaw na cyfrową transformację i optymalizację procesów biznesowych z Suncode. Podczas rozmowy z naszym ekspertem:

  • odpowiemy na każde Twoje pytanie
  • opowiemy o konkretnych wdrożeniach w Twojej branży
  • zaprezentujemy wybraną aplikację
  • doradzimy optymalne rozwiązanie

Możesz również skontaktować się z nami telefonicznie, bądź wysłać maila na adres: sprzedaz@suncode.pl