Elektroniczny obieg dokumentów - najchętniej wybierana platforma

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to system, który umożliwia cyfrowe zarządzanie dokumentami w firmie, zastępując tradycyjny obieg dokumentów papierowych. Polega na tworzeniu, przesyłaniu, przetwarzaniu, archiwizowaniu i zatwierdzaniu dokumentów w formie elektronicznej, zamiast papierowej.

EZD to bezpłatny system stworzony przez rząd dla urzędów i instytucji publicznych, z ograniczonymi opcjami dostosowania. EOD to płatne, komercyjne systemy, które można rozbudować o różne funkcje, np. zarządzanie projektami, budżetem, zamówieniami czy delegacjami.

Tak, można przechowywać dokumenty w formie elektronicznej, ale muszą być spełnione określone warunki:

1. Zgodność z przepisami – dokumenty muszą być przechowywane zgodnie z przepisami prawa, np. ordynacją podatkową, ustawą o rachunkowości, RODO itp.

2. Autentyczność i integralność – musisz mieć pewność, że dokument nie został zmieniony i pochodzi z wiarygodnego źródła (np. podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, profilem zaufanym lub podpisem wewnętrznym w systemie).

3. Czytelność – dokumenty muszą być możliwe do odczytania przez cały wymagany okres przechowywania.

4. Bezpieczeństwo i dostępność – dane muszą być odpowiednio chronione (np. backup, szyfrowanie) i dostępne na żądanie np. urzędów skarbowych.

Za obieg dokumentów w firmie odpowiada zwykle kierownik działu administracji lub osoba wyznaczona przez zarząd, np. koordynator ds. obiegu dokumentów.

W praktyce:
– Pracownicy są odpowiedzialni za poprawne wprowadzanie i przesyłanie dokumentów.
– Kierownicy zatwierdzają i kontrolują dokumenty w swoim zakresie.
– Dział administracyjny lub kancelaria nadzoruje cały proces i dba o zgodność z procedurami.
– Zarząd lub właściciel odpowiada za ustalenie zasad obiegu i ich przestrzeganie w firmie.

W administracji publicznej instrukcja obiegu dokumentów jest obowiązkowa.
Jednostki państwowe i samorządowe muszą ją posiadać i stosować zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r.

W sektorze prywatnym nie ma takiego obowiązku.
Brak instrukcji może jednak powodować problemy podczas kontroli, ryzyko błędów w dokumentacji oraz chaos w organizacji obiegu dokumentów.

• Szybszy przepływ informacji – dokumenty trafiają do odpowiednich osób natychmiast, bez potrzeby drukowania czy fizycznego przekazywania.

• Oszczędność czasu i kosztów – mniej papieru, toneru, przesyłek i pracy administracyjnej.

• Lepsza kontrola i nadzór – łatwo sprawdzić, kto i kiedy edytował lub zatwierdził dokument.

• Bezpieczeństwo danych – dostęp do dokumentów można ograniczyć, a dane są chronione przed zagubieniem czy zniszczeniem.

• Dostępność zdalna – pracownicy mogą przeglądać i akceptować dokumenty z dowolnego miejsca.

• Porządek i łatwe wyszukiwanie – dokumenty są uporządkowane, zindeksowane i łatwo je odnaleźć.

• Zgodność z przepisami – system może wspierać przestrzeganie wymagań prawnych, np. RODO czy archiwizacji.

• Środowiskowe korzyści – mniejsze zużycie papieru oznacza mniej odpadów i większą troskę o środowisko.

Obieg dokumentów to proces, który pokazuje, jak dokument krąży w organizacji – od powstania do archiwizacji.

Najpierw dokument jest rejestrowany, czyli wprowadzany do systemu. Następnie trafia do odpowiedniej osoby lub działu (dekretacja). Potem jest przekazywany dalej w celu analizy lub przygotowania odpowiedzi. Dokument może być opiniowany lub uzupełniany o załączniki. Kolejny krok to akceptacja lub zatwierdzenie przez przełożonego. Po zatwierdzeniu następuje realizacja, czyli wykonanie działań z dokumentu. Na końcu dokument trafia do archiwum. Przez cały czas system kontroluje, kto ma do niego dostęp.

Instrukcja kancelaryjna to ważny dokument, który określa, jak należy postępować z dokumentami w instytucjach, takich jak szkoły czy placówki oświatowe. Pomaga ona prawidłowo zarządzać obiegiem dokumentów i ich przechowywaniem, zgodnie z obowiązującymi przepisami dla administracji publicznej.