Ustawodawca nakłada na pracodawców obowiązek przechowywania kompletu akt osobowych pracowników skategoryzowanych w tzw. częściach: A, B, C, D. Problematyczny, aż do zeszłego roku, był nie tylko długi okres przechowywania danych, który wynosił 50 lat, ale również jego forma. Magazynowanie dokumentacji było bowiem możliwe tylko w sposób tradycyjny. Oba te aspekty generowały wiele kosztów i były absorbujące dla pracodawców, zwłaszcza tych zatrudniających większą liczbę pracowników. Co więcej, odszukiwanie niezbędnych informacji w archiwum tradycyjnym mogło być niezwykle czasochłonne.

Dnia 10 stycznia 2018 roku uchwalona została ustawa, na której skutek zmienił się nie tylko okres, ale i forma przechowywania akt. Według art. 94 kodeksu pracy, pracodawca zobowiązany jest:

„9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza);

9b) przechowywać dokumentację pracowniczą w sposób gwarantujący zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności, w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem przez okres zatrudnienia, a także przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł, chyba że odrębne przepisy przewidują dłuższy okres przechowywania dokumentacji pracowniczej”[1]

W rezultacie pracodawcy mogą zdecydować się na zastąpienie tradycyjnych archiwów tymi elektronicznymi. Ponadto, dokumentacja osób zatrudnionych od dnia 1 stycznia 2019 roku będzie przechowywana przez okres dziesięciu lat, po zakończeniu przez pracownika świadczenia stosunku pracy.

Elektroniczna archiwizacja akt osobowych pracowników

W związku z wprowadzonymi zmianami niezwykle istotny może okazać się system Plus Workflow, który wspiera działy HR w szerokiej gamie realizowanych procesów, takich jak:

  • elektroniczna archiwizacja akt osobowych pracowników (części A, B, C, D),
  • elektroniczne wnioski urlopowe,
  • proces akceptacji premii pracowniczych,
  • proces wnioskowania o zaliczkę przez pracowników,
  • rozliczenie zaliczki/zakupu gotówkowego przez pracowników,
  • rozliczenie delegacji pracowniczych,
  • proces eksportowania premii, ,
  • procesy obiegu, weryfikacji i akceptacji zaświadczeń pracowniczych,
  • proces nieobecności,
  • proces wniosków pracowniczych.

Kluczowy jest fakt, iż wszystkie informacje o pracownikach są gromadzone w sposób zgodny z wymaganiami płynącymi z RODO. Dodatkowo, wykorzystanie systemu Plus Workflow w działach HR wpływa znacząco na minimalizację kosztów związanych z zarządzaniem kapitałem ludzkim, jak również na wzrost identyfikacji pracowników z organizacją i ich zaangażowania w realizowane zadania.

Digitalizacja akt osobowych jest niezwykłym ułatwieniem dla działów HR. Zastosowanie systemu Plus Workflow w tym zakresie pozwoli nie tylko na przechowywanie danych w jednym, dostępnym dla upoważnionych do tego użytkowników miejscu, ale również na należyte ich zabezpieczenie. Jest to idealne rozwiązanie dla każdego przedsiębiorstwa, które ceni sobie wygodę i bezpieczeństwo.