Krajowy System e-Faktur (KSeF)

Z Krajowym Systemem e-Faktur przedsiębiorcy mogli zapoznawać się już od 2022 roku. Dotychczas było to rozwiązanie opcjonalnie, jednak jak zapowiada Ministerstwo Finansów, wraz z 1 dniem lipca 2024 roku właściciele firm zostaną zobligowani do jego wykorzystywania w celu obsługi faktur kosztowych.

W Suncode zdajemy sobie sprawę, że dla większości przedsiębiorstw wdrożenie odpowiedniego narzędzia w tym zakresie to nie lada wyzwanie. Z tego właśnie względu nasz system Plus Workflow już od miesięcy gotowy jest do dwukierunkowego transferu danych z KSeF, a nasi specjaliści chętnie przejdą z Tobą przez cały proces wdrożenia nowego rozwiązania.

Czym jest Krajowy System e-Faktur?

Krajowy System e-Faktur to ogólnonarodowy system teleinformatyczny, który ma na celu wystawianie oraz przechowywanie faktur ustrukturyzowanych (e-faktur) w formacie XML.

KSeF został stworzony, aby przeciwdziałać nieprawidłowościom, chociażby w zakresie podatków VAT i dochodowych. Krajowy System e-Faktur stawia na usprawnienie rozliczania obrotu pomiędzy przedsiębiorcami i zabezpieczenie przetwarzanych danych.

Warto zaznaczyć, że od 1 lipca 2024 roku, KSeF będzie obowiązkowym systemem dla:

• Właścicieli firm widniejących jako czynni płatnicy podatku VAT;
• Właścicieli firm zwolnionych z podatku VAT;
• Podatników zidentyfikowanych do szczególnej procedury UE – VAT OSS (ang. One Stop Shop), którzy posiadają polski Numer Identyfikacji Podatkowej.[1]

Krajowy System e-Faktur – podstawa prawna

• Ustawa z dnia 29 października 2021 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2021 r. poz. 2076).
• Decyzja wykonawcza Rady (UE) 2022/1003 z dnia 17 czerwca 2022 r. upoważniająca Rzeczpospolitą Polską do stosowania szczególnego środka stanowiącego odstępstwo od art. 218 i 232 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 168, 27.6.2022, s. 81-83).
• Ustawa z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 r. poz.1598). [1]

Na co zwrócić uwagę?

Warto zaznaczyć, że Krajowy System e-Faktur nie posiada zaawansowanych funkcji, które oferują systemy elektronicznego obiegu dokumentów. Z tego względu warto mieć na uwadze 2 najistotniejsze aspekty:

• Krajowy System e-Faktur służy do wymiany dokumentów – nie posiada wbudowanych mechanizmów, które umożliwiłyby m.in. akceptację faktury, dodawanie załączników czy obsługę płatności;
• Krajowy System e-Faktur kontroluje jedynie zgodność faktury (struktury pliku XML) z założonym schematem (wzorem logicznym) – nie weryfikuje dokumentu pod kątem błędów merytorycznych.

Dlatego niezbędny okazuje się kompleksowy system obiegu dokumentów, który nie tylko usprawni komunikację z Krajowym Systemem e-Faktur, ale również zweryfikuje dane na fakturze i umożliwi jej sprawną akceptację i zaksięgowanie.

Plus Workflow dla Krajowego Systemu e-Faktur

Nasze rozwiązanie klasy Low-Code – Plus Workflow jest platformą kompleksową, która umożliwia realizację wielu zadań. W związku ze zmieniającymi się przepisami już w 2022 roku zostały rozpoczęte działania, mające na celu przystosowanie jej do komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur.

Obecnie Plus Workflow umożliwia automatyczne pobieranie faktur ustrukturyzowanych z KSeF, odczytywanie z nich informacji oraz ich automatyczną rejestrację w systemie. Dzięki temu mechanizmowi faktura zostaje przekazana na odpowiednią ścieżkę akceptacji (Workflow), a w drugiej kolejności przesłana do systemu finansowo-księgowego za pomocą API lub robota Plus Workflow RPA.

Co równie istotne, użytkownicy mogą także automatycznie wygenerować i przesłać faktury sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur bezpośrednio z systemu Plus Workflow.

Dzięki integracji profilu KSeF z Plus Workflow system może automatycznie pobierać faktury w formacie XML. Co istotne, system dokonuje odczytu faktury i załącza jej wizualizację w formacie PDF do formularza zadania.

Po wybraniu przycisku „Pobierz dane z KSeF” system Plus Workflow automatycznie wczytuje informacje z faktury do formularza, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.

Pobieranie dokumentów ustrukturyzowanych z Plus Workflow to:

• Komunikacja z KSeF za pośrednictwem API;
• Autoryzacja za pośrednictwem tokena wygenerowanego na platformie;
• Pobieranie faktury w ustalonych interwałach czasowych – zadanie zaplanowane;
• Odczytywanie danych z ustrukturalizowanego pliku XML;
• Wizualizacja faktury w oparciu o mechanizm udostępniony przez platformę KSeF;
• Mapowanie pól odczytanych z pliku XML na pola w elektronicznym repozytorium dokumentów systemu Plus Workflow.

W formularzu zadania systemu Plus Workflow dostępny jest przycisk „Wygeneruj fakturę KSeF”. Jego wybór powoduje stworzenie odpowiedniego dokumentu na podstawie danych uzupełnionych w formularzu, a następnie umożliwia wysłanie dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur. Numer referencyjny KSeF dostarczany jest po przetworzeniu dokumentu przez platformę.

Generowanie i przekazywanie dokumentów ustrukturyzowanych z Plus Workflow to:

• Komunikacja z platformą KSeF za pośrednictwem API;
• Autoryzacja za pośrednictwem tokena wygenerowanego na platformie;
• Generowanie ustrukturyzowanego pliku XML w oparciu o dane wprowadzone w systemie Plus Workflow lub dane pobrane z systemów zewnętrznych;
• Obsługa braku weryfikacji wystawionej faktury po stronie KSeF;
• Obsługa pobierania UPO (Urzędowe Poświadczenie Odbioru);
• Generowanie faktury z kodem QR dla podmiotów nieobjętych obowiązkiem KSeF.

Korzyści wynikające z wykorzystania Plus Workflow dla Krajowego Systemu e-Faktur:

• Wyeliminowanie duplikatów faktur;
• Sprawny przepływ danych;
• Zwiększenie efektywności pracy;
• Możliwość weryfikacji ścieżki obiegu faktury;
• Zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników;
• Brak konieczności wysyłania faktur pocztą lub drogą mailową;
• Automatyczne powiadomienia mailowe o nowych zadaniach w systemie;
• Dostępność do faktur i innych dokumentów z dowolnej lokalizacji 24/7;
• Archiwizacja dokumentów w formie elektronicznej w bezpiecznych strukturach systemu;
• Zmniejszona liczba błędów na fakturach dzięki ich weryfikacji merytorycznej w systemie;
• Dwukierunkowy transfer danych pomiędzy systemem a systemami ERP oraz finansowo-księgowymi.

[1] https://www.podatki.gov.pl/ksef/informacje-o-ksef/