Elektroniczny obieg faktur

Elektroniczny obieg faktur systemu Plus Workflow to rozwiązanie, które m.in. dzięki możliwości wielostopniowej akceptacji i autoryzacji do płatności, pozwala nie tylko na minimalizację ponoszonych kosztów, ale również zapewnienie terminowości wykonywanych zadań, zwiększenie kontroli nad wydatkami i, co najistotniejsze, zabezpieczenie danych i dokumentów.

Istotnym elementem jest również opcja powiązania procesu obiegu faktur z procesami skorelowanymi, w szczególności procesem zapotrzebowań zakupów, kontroli budżetu czy obsługi płatności.

Ponadto system elektronicznego obiegu dokumentów (EOD) Plus Workflow umożliwia komunikację z systemami EPR/FK (IFS, SAP, QAD, Comarch, Oracle, Symfonia, Optima itp.), wykorzystanie rozwiązania OCR (optyczne rozpoznawanie znaków z obrazu faktury) oraz wymianę danych z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF), co zapewnia automatyzację procesu obiegu faktur zakupu w firmie i minimalizację zadań wykonywanych w sposób manualny.

Zobacz film

Obsługa faktur VAT oraz faktur korygujących
Identyfikacja duplikatów rejestrowanych faktur
Łączenie faktur z zamówieniami i dokumentami PZ
Weryfikacja białej listy i aktywności płatnika VAT
Usprawnione księgowanie faktur
Proces obsługi faktur Proforma
Kontrola budżetów
Pobieranie kursów z systemu finansowo-księgowego lub NBP
Generowanie metryki faktury w formacie PDF

Opiniowanie umów

Rejestracja i opiniowanie umów systemu Plus Workflow to rozwiązanie posiadające szereg unikalnych funkcji, do których zaliczyć możemy integrację z aplikacją MS Word czy serwerami poczty wychodzącej. System umożliwia również wygenerowanie finalnej wersji umowy oznaczonej znakiem wodnym w formacie PDF oraz zebranie podpisów elektronicznych z wykorzystaniem platform Autenti, DocuSign, Szafir czy eSign.tech.

Rejestracja i opiniowanie umów od Suncode to przede wszystkim:

  • Optymalizacja procesu przygotowania umów standardowych i niestandardowych;
  • Wersjonowanie dokumentów i możliwość niezależnego opiniowania umów i aneksów;
  • Wysyłanie dokumentów do weryfikacji kontrahenta z poziomu systemu;
  • Archiwizacja podpisanych umów w bezpiecznym repozytorium i monitorowanie okresów ich ważności.

Zobacz film 

Zarządzanie zasobami ludzkimi

Elektroniczne zarządzanie zasobami ludzkimi systemu Plus Workflow wpływa znacząco na ograniczenie kosztów, a co najważniejsze – wzrost identyfikacji pracowników z organizacją oraz ich zaangażowania w realizowane działania. Jest to możliwe, dzięki obsłudze pełnego procesu rekrutacji obejmującego wnioskowanie o utworzenie nowego stanowiska, gromadzenie aplikacji kandydatów, prowadzenie rozmowy kwalifikacyjnej oraz komplementację karty obiegowej, a na późniejszym etapie organizacji szkoleń, planowania rozwoju zawodowego pracownika i przyznawania premii czy bonusów.

Co istotne, elektroniczne HR od Suncode to optymalizacja wykonywanych obowiązków w działach Human Resources, spełniająca wymogi płynące z Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Elektroniczne akta osobowe pracowników
Wnioskowanie o zaliczki pracownicze
Rekrutacja i zatrudnianie pracowników
Okresowa ocena pracowników
Proces akceptacji premii pracowniczych
Onboarding pracowników
Proces wniosków urlopowych
Ewidencja czasu pracy
Import struktury organizacyjnej przedsiębiorstwa do systemu

Obsługa korespondencji

Obsługa korespondencji od Plus Workflow to zwiększona kontrola nad dokumentami – nadzór nad odpowiednim nadaniem ich przez kancelarię oraz zminimalizowane ryzyko nieupoważnionego dostępu do informacji – dystrybuowanie przesyłek do wskazanych adresatów wewnątrz firmy. Dodatkowo system umożliwia zdefiniowanie raportów zbiorczych korespondencji, dzięki czemu wszelkie informacje na jej temat zapisywane są w archiwum systemu i dostępne dla upoważnionych użytkowników 24/7.

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej od Suncode to między innymi:

  • Nadawanie numerów spraw umożliwiające łączenie korespondencji w zakresie jednego tematu;
  • Automatyczne tworzenie dziennika korespondencji wychodzącej i przychodzącej;
  • Generowanie książki podawczej w formacie PDF;
  • Możliwość integracji z usługą eNadawca Poczty Polskiej oraz usługami firm kurierskich;
  • Powiadomienia mailowe o oczekującej w systemie korespondencji.

Zobacz film

Procesy zakupowe

Elektroniczne procesy zakupowe systemu Plus Workflow to rozwiązanie, które dzięki synchronizacji danych z systemem ERP oraz możliwości definiowania budżetów i ich alokacji do odpowiednich działów, nie tylko usprawnia składanie zapotrzebowań o zakup dóbr i usług, ale również wzmacnia kontrolę nad budżetami, eliminuje ryzyko błędu ludzkiego, a przede wszystkim nadużyć.

Niezwykle istotnym elementem jest również możliwość powiązania procesu zapotrzebowań z procesem obsługi budżetów oraz faktur kosztowych.

Procesy zakupowe to optymalizacja i automatyzacja procesu obejmującego wszystkie czynności, począwszy od złożenia wniosku o zakup, przez jego akceptację i wygenerowanie druku zamówienia, aż po zatwierdzenie faktury.

Zobacz film

Możliwość odwoływania się do standardowych cenników
Możliwość wiązania zapotrzebowań zakupu z fakturami
Możliwość weryfikacji budżetu w trakcie składania zapotrzebowania
Możliwość obsługi zakupów standardowych i niestandardowych
Możliwość prezentacji produktów w formie graficznego sklepu
Możliwość wielostopniowej akceptacji w oparciu o uprawnienia kwotowe
Obsługa procesu zbierania ofert i wyboru dostawcy
Obsługa zapotrzebowań cyklicznych
Generowanie druku zamówienia w formacie PDF

Rozliczanie delegacji

Rozliczanie delegacji systemu Plus Workflow to rozwiązanie, które dzięki opcji automatycznego obliczania diet krajowych i zagranicznych według obowiązujących stawek, czy generowania karty ewidencji pojazdu, minimalizuje ryzyko wystąpienia błędów, a co za tym idzie zwiększa efektywność wykonywanych działań. Zapewnia pełną kontrolę nad procesem od momentu złożenia wniosku, poprzez akceptację, aż do realizacji i rozliczenia.

Rozliczanie delegacji od Suncode to:

  • Możliwość rozliczania podróży służbowej odbywającej się różnymi środkami transportu;
  • Rozliczanie diet krajowych i zagranicznych z wykorzystaniem aktualnych kursów NBP;
  • Generowanie druku rozliczenia wyjazdu służbowego w formacie PDF;
  • Możliwość wnioskowania o zaliczkę przed wyjazdem;
  • Weryfikacja wysokości zaliczek kwotowych poszczególnych użytkowników;
  • Możliwość rozliczenia kosztów podróży samochodem prywatnym.

Pozostałe obszary
Finanse i księgowość

  • Obsługa faktur zakupu;
  • Automatyczne łączenie faktur z PZ i zamówieniami (3-way-matching);
  • Obsługa i rozliczanie zaliczek;
  • Proces obsługi płatności;
  • Raportowanie kosztów dla rezerw;
  • Obsługa procesu zakładania kontrahenta;
  • Proces archiwizowania dokumentacji klientów;
  • Proces obsługi wniosków kredytowych;
  • Proces budżetowania i raportowanie zużycia budżetu;
  • Proces akceptacji inwestycji i projektów;
  • Proces analizy opłacalności inwestycji;
  • Proces zatwierdzania niszczenia indeksów materiałowych;
  • Proces przyjęcia i ewidencji środków trwałych.

Proces ISO 9001

  • Publikacja, nadzór oraz okresowa weryfikacja dokumentacji systemu zarządzania jakością;
  • Obsługa działań korygujących i zapobiegawczych;
  • Audyty wewnętrzne;
  • Zgłaszanie pomysłów racjonalizatorskich;
  • Zarządzanie poprzez cele;
  • Odzwierciedlenie księgi jakości oraz dokumentacji SZJ ISO 9001;
  • Automatyczne generowanie instrukcji, procesów i kart procesów;
  • Badanie zadowolenia klientów;
  • Postępowanie z wyrobem niezgodnym;
  • Projektowanie i zmiana wyrobów oraz technologii;
  • Przegląd systemu zarządzania;
  • Kontrola wyrobu i procesu.

BHP

  • Ewidencja i kontrola uprawnień pracowników;
  • Planowanie i realizacja szkoleń;
  • Ewidencja i archiwizacja dokumentacji BHP;
  • Obsługa procesu wydania odzieży roboczej;
  • Ewidencja zdarzeń niebezpiecznych i wypadków;
  • Ewidencja wyposażenia pracowniczego;
  • Audyt BHP;
  • Opracowanie i przegląd instrukcji;
  • Ocena ryzyka zawodowego;
  • Kontrola stanu warunków pracy;
  • Nadzór nad urządzeniami kontrolno-pomiarowymi;
  • Nadzór nad infrastrukturą i środowiskiem pracy.

Produkcja

  • Akceptacja substancji chemicznej;
  • Zmiana technologii produkcji;
  • Akceptacja testów technologicznych;
  • Akceptacja specyfikacji produktów;
  • Akceptacja wzorów opakowań;
  • Akceptacja i dystrybucja dokumentacji technicznej;
  • Akceptacja i przegląd receptur;
  • Generowanie dokumentów WZ;
  • Ewidencja i nadzór nad parkiem maszynowym (utrzymanie ruchu);
  • Zgłaszanie awarii i naprawy;
  • Planowanie remontów i konserwacji urządzeń.

Sprzedaż i marketing

  • Proces obsługi kredytu kupieckiego;
  • Proces akceptacji ofert;
  • Rejestracja i akceptacja zapytań ofertowych;
  • Rejestracja i realizacja zamówień klienta;
  • Opiniowanie i archiwizacja umów handlowych;
  • Elektroniczna dystrybucja faktur sprzedaży do klientów;
  • Planowanie i zakup kampanii marketingowych;
  • Zarządzanie publikacją treści na stronach i w mediach;
  • Zarządzanie reklamacjami i zwrotami.

Logistyka i transport

  • Proces kompletacji dokumentów logistycznych (w tym dokumentów PZ, WZ, CMR);
  • Proces weryfikacji dostaw transportowych;
  • Ewidencja zleceń transportowych;
  • Zarządzanie flotą;
  • Awizacja i kontrola transportu;
  • Proces zamawiania kurierów;
  • Awizo dostaw i monitorowanie czasu dostaw;
  • Zarządzanie drogą dostaw w oparciu o punkty kontrolne.

Procesy IT

  • Wnioskowanie o nadanie uprawnień dla użytkowników systemów informatycznych;
  • Zakładanie kont;
  • Ewidencja sprzętu IT;
  • Wydanie i obsługa awarii sprzętu IT;
  • Proces Help-Desk;
  • Zarządzanie zmianą w aplikacjach IT;
  • Wnioskowanie o nowy sprzęt IT.

Procedury bezpieczeństwa informacji i RODO

  • Zgłoszenie incydentu RODO;
  • Wniosek o usunięcie danych osobowych;
  • Wniosek o zmianę danych osobowych;
  • Wniosek o eksport danych osobowych;
  • Wniosek o anonimizację danych osobowych;
  • Moduł Plus RODO.

Umów się na konsultację

Zastanawiasz się, czy to rozwiązanie odpowiednie dla Twojego przedsiębiorstwa i chcesz dowiedzieć się więcej o możliwościach systemu Plus Workflow?

Już dziś skontaktuj się z naszym specjalistą, który dokładnie wysłucha Twoich potrzeb i zaproponuje najlepsze rozwiązanie dla Twojego biznesu.

Nie zwlekaj – cyfryzacja przedsiębiorstwa jest na wyciągnięcie ręki!

 

Umawiam się

Nasi zadowoleni klienci