Czy Twoje przedsiębiorstwo jest gotowe na obowiązek e-Doręczeń?
Elektroniczne Doręczenia (e-Doręczenia) stanowią równoważny prawnie odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Od 1 stycznia 2025 roku wchodzi w życie obowiązek korzystania z tej usługi, obejmujący podmioty publiczne, przedsiębiorców oraz zawody zaufania publicznego. W praktyce oznacza to, że od tego dnia korespondencja z organami administracji publicznej będzie odbywać się przez Krajowy System Doręczeń Elektronicznych.
Dlaczego zdecydowano się na wdrożenie tego rozwiązania?
- Komunikacja między podmiotami zostanie przyspieszona, zwiększając transparentność oraz kontrolę nad procesami administracyjnymi i biznesowymi;
- Wzrośnie poziom bezpieczeństwa dzięki możliwości natychmiastowej identyfikacji zarówno nadawcy, jak i odbiorcy korespondencji;
- Zapewniona zostanie wygoda związana z dostępnością do systemu niezależnie od pory dnia czy lokalizacji użytkownika;
- Rozwiązanie dostępne jest dla każdego, także dla podmiotów niezobowiązanych do korzystania z usługi e-Doręczeń;
- System umożliwia integrację różnymi systemami zewnętrznymi – dziedzinowymi czy administracyjnymi, usprawniając obieg informacji w przedsiębiorstwie;
- Elektroniczna korespondencja pozwoli zredukować koszty związane z tradycyjną komunikacją z instytucjami publicznymi oraz ilość zużywanego papieru, co pozytywnie wpłynie na środowisko naturalne.
Tylko korzyści czy również obawy?
44,3% – tyle Polaków posiadało podstawowe lub ponadpodstawowe umiejętności cyfrowe w 2023 roku, według danych Eurostatu[1].
Mimo korzyści płynących z e-Doręczeń, rozwiązanie to wciąż budzi obawy związane z koniecznością przystosowania przedsiębiorstwa do nowego systemu. Wyzwaniem może okazać się nie tylko spełnienie wszystkich wymagań infrastrukturalnych, dostosowanie wewnętrznych procedur czy integracja z systemami zewnętrznymi, ale również przeszkolenie pracowników odpowiedzialnych za obsługę korespondencji w organizacji.
Jednakże, jak wynika z badania przeprowadzonego przez DigitalPoland[2]:
Oznacza to, że zdecydowana większość Polaków jest pozytywnie nastawiona do zmian, jakie niesie za sobą powszechna cyfryzacja, widząc w niej szansę na usprawnienie codziennych procesów oraz zwiększenie efektywności w różnych sferach życia, zarówno zawodowego, jak i prywatnego.
Jak wygląda integracja z systemem e-Doręczeń?
Wiele polskich przedsiębiorstw aktywnie korzysta z różnych systemów zewnętrznych, wspierających codzienne procesy biznesowe. Istotne więc było umożliwienie im integracji z platformą e-Doręczeń.
W celu możliwie najlepszego skoordynowania systemów i aplikacji zewnętrznych z platformą e-Doręczeń Ministerstwo Cyfryzacji umożliwia dostęp do środowiska testowego. Organizacje mogą w nim poznać szczegóły wnioskowania o adres e-Doręczeń czy sposób działania platformy, a także dowiedzieć się, jak dopasować swój system zewnętrzny do wymagań usługi i poznać jej specyfikacje techniczne.
Od czego zacząć?
Niezbędne do rozpoczęcia testów jest złożenie odpowiedniego wniosku dostępnego na stronie internetowej e-Doręczeń. Dzięki niemu organizacja otrzyma dane do logowania w środowisku testowym, a następnie zostanie dla niej założona skrzynka biznesowa.
W przypadku integracji systemu e-Doręczeń z systemami ERP od tego etapu dalszą pracą zajmuje się dostawca systemu zewnętrznego. Po uzyskaniu od Klienta wymaganych danych rozpoczyna on działania związane z integracją i konfiguracją systemu oraz weryfikuje poprawność jego funkcjonowania. Takie rozwiązanie umożliwia skuteczne dopasowanie obu systemów od strony technicznej oraz przygotowuje je do wdrożenia, które zostanie przeprowadzone już poza środowiskiem testowym.
Podsumowując, czy jesteśmy gotowi na obowiązek e-Doręczeń?
E-doręczenia stanowią jeden z etapów cyfryzacji sektora publicznego w Polsce. Mimo początkowych obaw, rozwiązanie to z całą pewnością ułatwi korespondencję między poszczególnymi podmiotami oraz zapewni większe bezpieczeństwo dla obu stron procesu.
Już za kilka miesięcy e-Doręczenia staną się elementem codziennej pracy przedsiębiorstw, instytucji publicznych i zawodów zaufania publicznego. Adaptacja do nowej technologii pozwoli znacznie skrócić czas obiegu dokumentacji, co przełoży się na wzrost efektywności oraz bezpieczeństwa komunikacji.
Aby maksymalnie uprościć pracę w systemie, zachęcamy również do skorzystania z oferty Suncode, dzięki której wymiana danych z systemem e-Doręczeń ograniczona zostanie jedynie do kilku kliknięć!
[1] Digitalisation in Europe – 2024 edition, Eurostat, 2024. Digitalisation in Europe – 2024 edition – Eurostat (europa.eu)
[2] Technologia w służbie społeczeństwu. Czy Polacy zostaną społeczeństwem 5.0? Edycja 2023. DigitalPoland, 2023. DigitalPoland