Dla licznej grupy przedsiębiorstw system elektronicznego obiegu spraw i dokumentów (w skrócie ESOD) znajduje swoje najbardziej klasyczne zastosowanie, czyli usprawnienie obszaru administracyjno-finansowego poprzez automatyzację procesu rejestracji i archiwizacji faktur. Nasze wieloletnie obserwacje przebiegu spotkań przedwdrożeniowych pokazują, jak wielką wagę zespół analityczny poświęca poszczególnym typom dokumentów finansowych otrzymywanych przez przedsiębiorstwo. Faktura zaliczkowa jest z całą pewnością jednym tych typów, który podczas analiz nie może zostać pominięty.

Tego typu faktura stanowi udokumentowanie zawartego pomiędzy przedsiębiorcami porozumienia, w myśl którego wpłacane są zaliczki na poczet przyszłych dostaw towarów lub wykonania usług. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o podatku od towarów i usług obowiązek podatkowy powstaje z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty – zaliczki w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Ustawa o VAT wskazuje, iż faktura zaliczkowa może zostać wystawiona nie wcześniej niż 30 dni przed otrzymaniem przedpłaty i nie później niż 15 dni od jej zaksięgowania. Faktura proforma potwierdza uregulowanie 100% zapłaty przez nabywcę, uiszczenie części należności potwierdzane jest fakturą zaliczkową. W przypadku otrzymania obu typów dokumentu nabywca jak i sprzedawca wymienią się jeszcze jedną fakturą – fakturą końcową. Faktura końcowa musi uwzględniać wszystkie wcześniejsze wpłaty od nabywcy, udokumentowane w postaci faktur zaliczkowych. 

Celem wdrożenia ESOD w obszarze finansowym jest zbudowanie i zastosowanie efektywnego mechanizmu rejestracji, ewidencjonowania i akceptacji różnego typu faktur zakupowych. Zespół projektowy wspólnie dąży do wykluczenia sytuacji, gdy w przeszłości nabywany towar lub usługa opłacany był w skutek np. ludzkiej pomyłki więcej niż jeden raz. Skuteczne powiązanie w systemie Plus Workflow faktur zaliczkowych z fakturą końcową, skompletowanie dokumentów dostaw lub potwierdzających wykonanie usługi, dają efekt w postaci upłynnienia procesu akceptacji faktur zakupu, a co za tym idzie – również dokonywania płatności na rzecz partnera biznesowego. Sposób wprowadzenie do systemu faktury zaliczkowej / proforma / faktury końcowej – skanowanie wersji papierowej dostarczonej do recepcji, czy też wysłanie dokumentu w formie elektronicznej opiekunowi kontrahenta (e-faktura, EDI) – mają znaczenie w fazie budowania koncepcji technicznej projektu cyfryzacji przedsiębiorstwa. Niemniej wdrożenie ESOD w organizacji może także wnieść efekt w postaci ujednolicenia procedur.