Sygnaliści a biznes – nadchodzą nowe zmiany dla przedsiębiorców

Podczas posiedzenia Sejmu Rzeczypospolitej w dniu 14 czerwca 2024 przyjęta została ustawa o ochronie pracowników zgłaszających naruszenie prawa – tzw. sygnalistach. Będzie ona obowiązywać po upływie trzech miesięcy od jej publikacji w Dzienniku Ustaw, która miała miejsce 24 czerwca 2024 roku.

Oznacza to, że już od 25 września 2024 roku pracodawcy będą musieli dostosować się do nowych przepisów i wdrożyć odpowiednie procedury wewnętrzne, spełniające wymogi określone w Ustawie, a pracownicy zyskają ochronę przed ewentualnymi działaniami odwetowymi za zgłoszenie nieprawidłowości.

Kim jest sygnalista?

Sygnalistą jest każda osoba pracująca w sektorze prywatnym bądź publicznym, zgłaszająca lub publicznie informująca o uzasadnionym naruszeniu czy zaniechaniu prawa w miejscu pracy.

Co istotne, ochrona prawna w tym zakresie dotyczy nie tylko zatrudnionych na podstawie stosunku pracy, ale również wszystkich osób, mogących uzyskać informacje na temat naruszeń prawa w związku z wykonywaną przez siebie pracą – m.in. przedsiębiorców, zleceniobiorców, stażystów i praktykantów, wolontariuszy, wspólników, podwykonawców czy dostawców.

Occupational Fraud 2022: A Report to the nations

Jak wynika z raportu ACFE, nawet 42% wszystkich nadużyć firmowych, jest identyfikowanych dzięki zgłoszeniom sygnalistów. Ponad połowę z nich stanowią pracownicy[1].

Czy ustawa dotyczy wszystkich pracodawców?

Tak, niemniej jednak nie wszyscy pracodawcy są zobligowani do wdrożenia wewnętrznych procedur dokonywania zgłoszeń.

Obowiązek ten dotyczy podmiotów, na rzecz których 1. stycznia oraz 1. lipca danego roku co najmniej 50 osób wykonuje pracę zarobkową.

Przy czym do grupy tej wliczają się pracownicy w przeliczeniu na pełne etaty lub osoby świadczące pracę za wynagrodzeniem na innej podstawie niż stosunek pracy, jeżeli nie zatrudniają do tego rodzaju pracy innych osób, niezależnie od podstawy zatrudnienia.

Niemniej jednak każdy podmiot zatrudniający pracowników, w tym także małe przedsiębiorstwa, jest zobligowany do respektowania prawa i w przypadku zgłoszenia przez sygnalistę jego naruszeń, może zostać pociągnięty do odpowiedzialności.

Nowa ustawa – nowe obowiązki

Głównym obowiązkiem pracodawców jest stworzenie wewnętrznych procedur, które umożliwią pracownikom zgłaszanie odnotowanych nieprawidłowości oraz kanałów ich przyjmowania. Warunkiem jest, by były one zgodne z wymogami określonymi w Ustawie.

Należą do nich m.in:

Określenie osób odpowiedzialnych za przyjmowanie zgłoszeń wewnętrznych;
Wskazanie sposobów przekazywania zgłoszeń;
Wskazanie osoby weryfikującej zgłoszenie i komunikującej się z sygnalistą;
Określenie trybu postępowania dla zgłoszeń anonimowych;
Wyznaczenie maksymalnego terminu na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej jego zgłoszenia;
Udostępnienie informacji na temat dokonywania zgłoszeń zewnętrznych do Rzecznika Praw Obywatelskich, organów publicznych oraz instytucji UE[2].

Ustawa nie nakłada jednak obowiązku zgłaszania naruszeń prawa na pracowników. Decyzja o przekazaniu zgłoszenia jest więc dobrowolna, a dane sygnalisty mają pozostać anonimowe.

Korzyści dla pracowników

Wprowadzenie Ustawy przyczynia się do zapewnienia bezpiecznego środowiska pracy, w którym pracownicy mogą zgłaszać nieprawidłowości i naruszenia prawa bez obawy przed negatywnymi konsekwencjami. Najważniejszym jej elementem jest przede wszystkim ochrona sygnalistów przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawców. Dotychczasowy brak regulacji prawnych w tym zakresie narażał zatrudnionych na różnego rodzaju represje, takie jak zwolnienia, degradacje, mobbing, a także inne formy dyskryminacji.

Jak wynika z badania przeprowadzonego w 2019 roku przez Fundację im. Stefana Batorego:

36% pracowników zadeklarowało, że najważniejszym powodem, powstrzymującym ich przed zgłoszeniem nadużycia w pracy przełożonym, byłaby obawa przed zostaniem uznanym za donosiciela;

23% twierdzi, że takie sprawy trudno jest udowodnić;

18% zaznaczyło natomiast, że osoby zgłaszające takie incydenty same mają później problemy.

W kolejnej części badania:

32% pracowników zgodziło się, że w przypadku zgłoszenia nadużyć w firmie odpowiednim organom zewnętrznym, sygnalista zostałby zwolniony z pracy.

14% zadeklarowało natomiast, że sygnalista nie zostałby zwolniony z pracy, ale byłby szykanowany przez przełożonych[3].

Oznacza to, że dotychczas wielu pracowników, choć mogło być świadkami różnego rodzaju nadużyć w miejscu pracy, z obawy przed formalnymi lub nieformalnymi konsekwencjami podejmowało decyzję o nieujawnieniu tego faktu odpowiednim organizacjom.

Wprowadzone zmiany mają za zadanie nie tylko zachęcić pracowników do aktywnego przeciwstawiania się naruszeniom prawa, ale również wpłynąć na tworzenie transparentnego i sprawiedliwego środowiska pracy.

Surowe konsekwencje

Ustawa przewiduje konsekwencje zarówno dla pracodawców, nieprzestrzegających określonych w niej warunków, jak i pracowników, bezpodstawnie zgłaszających nadużycie. W zależności od czynu, tj. niesporządzenie procedur wewnętrznych, ujawnienie tożsamości sygnalisty, utrudnianie dokonania zgłoszenia czy prowadzenie działań odwetowych, może zostać nałożona kara grzywny lub pozbawienia wolności.

Obie strony mogą również rościć o odszkodowanie lub zadośćuczynienie. Pracodawca zyskuje takie prawo w przypadku, gdy zostaną ku niemu postawione bezpodstawne oskarżenia, a sygnalista – jeśli zauważy prowadzone przeciwko niemu działania odwetowe.

Co na to przedsiębiorcy?

Pierwsze czytanie Projektu Ustawy w Ramach Komisji Polityki Społecznej i Rodziny odbyło się w maju 2024 roku. Wzbudziło ono spore kontrowersje wśród przedsiębiorców, którzy w szczególności wyrażali obawy co do krótkiego okresu vacatio legis, a więc czasu od publikacji Ustawy w Dzienniku Ustaw do jej wejścia w życie. Chcieli oni, by wydłużono go do 6 miesięcy, by dać pracodawcom czas na wdrożenie odpowiednich systemów wewnętrznych i przeszkolenie zespołu[4]. Ostatecznie jednak zdecydowano, że vacatio legis wynosić będzie 3 miesiące, co oznacza, że postulat ten został odrzucony.

Wątpliwości wzbudzała również obecność prawa pracy w katalogu naruszeń prawa, co przekraczało zakres propagowanej głównej idei ustawy o sygnalistach – działania w imię interesu publicznego[5]. Finalnie senat zgodził się z przedsiębiorcami, a poprawka została zaakceptowana przez Sejm Rzeczypospolitej Polskiej[6].

W kwietniu bieżącego roku Business Centre Club opublikował raport z wewnętrznie przeprowadzonego badania dotyczącego projektu ustawy o sygnalistach[7]. Wynika z niego, iż wśród przedsiębiorców istnieje duże zróżnicowanie poglądów na temat nadchodzących zmian.

Szczególnie widać to na przykładzie opinii co do zachowania anonimowości sygnalistów. Na pytanie:

Czy jesteś za tym, aby podmiot prawny mógł rozpoznawać anonimowe zgłoszenia od sygnalisty? (Dyrektywa pozostawia swobodę podmiotom prawnym na ustalenie tej kwestii w procedurze zgłoszeń wewnętrznych) 50% przedsiębiorców było za, a kolejne 50% przeciw.