Wdrożenie KSeF w kilka dni. Czy to możliwe?
W końcu nadszedł moment, w którym KSeF stał się obowiązkowy dla dużych firm, a za niecałe dwa miesiące obowiązek obejmie pozostałe. Mimo to wciąż obserwujemy wielu przedsiębiorców, którzy nie nadążają za licznymi zmianami i nic w tym dziwnego, gdy jednocześnie muszą prowadzić oraz rozwijać swój biznes.
Dodatkowo, samo wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi pewne obawy. Wychodząc naprzeciw tym potrzebom i oczekiwaniom naszych klientów oraz partnerów, stworzyliśmy produkt, który udowadnia, że wdrożenie KSeF w kilka dni jest jak najbardziej możliwe. Zachęcamy do zapoznania się z naszym dedykowanym rozwiązaniem, które pozwala uruchomić Krajowy System e-Faktur w mniej niż tydzień, bez stresu i z pełnym wsparciem wykwalifikowanego zespołu Suncode.
Wychodząc na przeciw oczekiwaniom
Zauważyliśmy, że w obliczu obowiązku korzystania z KSeF wielu przedsiębiorców odczuwa głównie stres i presję związaną z szybkim dostosowaniem się do nowych regulacji i wymagań technicznych. Podczas licznych konsultacji z przedstawicielami różnych branż jednym z najczęściej zadawanych pytań dotyczących KSeF było: „Czy da się wdrożyć KSeF szybciej?” oraz „Czy możemy zamknąć temat w kilka dni?”. Naszą odpowiedzią na te potrzeby są rozwiązania KSeF IN oraz KSeF OUT.
Poznaj nowe produkty
Rozwiązania PlusWorkflow KSeF IN oraz KSeF OUT to gotowe, predefiniowane systemy chmurowe, stworzone z myślą o pełnej automatyzacji komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Umożliwiają sprawną obsługę faktur ustrukturyzowanych (w formacie XML zgodnym ze schemą FA(3)), eliminując konieczność każdorazowego, ręcznego logowania się na platformę rządową. Dzięki temu proces wymiany dokumentów staje się szybszy, prostszy i znacznie bardziej niezawodny.
PlusWorkflow KSeF IN
PlusWorkflow KSeF IN to rozwiązanie umożliwiające automatyczny odbiór faktur przychodzących od dostawców bezpośrednio z systemu KSeF. System monitoruje wpływające faktury, automatycznie pobiera je i przetwarza, odczytując kluczowe dane nagłówkowe, a następnie generuje czytelny plik PDF na podstawie faktury XML. Kompletny zestaw dokumentów (XML + PDF) trafia automatycznie na dedykowany adres e-mail wskazany w konfiguracji, umożliwiając dalszą integrację z innymi systemami. W przypadku napotkania błędów, takich jak brak adresu e-mail, nieprawidłowy format, problem z wygenerowaniem PDF lub wysyłką wiadomości, proces jest automatycznie przekierowywany na etap manualny, dając użytkownikowi możliwość ponownego przetworzenia dokumentu.
PlusWorkflow KSeF OUT
PlusWorkflow KSeF OUT to rozwiązanie stworzone z myślą o automatycznej wysyłce faktur sprzedaży do Krajowego Systemu e-Faktur. System pobiera przygotowane wcześniej pliki XML, np. z systemu CRM lub monitorowanej skrzynki pocztowej, a następnie przesyła je do KSeF, automatycznie rejestrując numer KSeF i Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). Po pomyślnej wysyłce generowany jest czytelny plik PDF, który wraz z plikiem XML trafia do klienta na adres e-mail wskazany w strukturze faktury. Rozwiązanie umożliwia opcjonalny etap ręcznej weryfikacji faktur przed wysyłką oraz oferuje zaawansowaną obsługę błędów, takich jak niepoprawny format XML czy problemy z połączeniem.
Porównanie produktów
| Funkcjonalność | KSeF IN (Faktury Przychodzące) | KSeF OUT (Faktury Wychodzące) |
| Główny cel | Automatyczny odbiór faktur z KSeF | Automatyczna wysyłka faktur do KSeF |
| Generowanie PDF | Tak, z pliku XML z KSeF | Tak, z pliku XML przed wysyłką do klienta |
| Źródło XML | Bezpośrednio z platformy KSeF | System zewnętrzny (np. CRM) lub e-mail |
| Dystrybucja e-mail | Na stały adres konfiguracyjny | Na adres nabywcy z pliku XML |
| Obsługa UPO | Nie dotyczy | Tak, automatyczne pobieranie |
Dedykowane pulpity - Twoje centrum dowodzenia KSeF
Zyskaj pełną kontrolę nad obiegiem dokumentów dzięki dedykowanym pulpitom, które stanowią intuicyjne centrum zarządzania procesami KSeF IN oraz OUT. Nasze przejrzyste widoki raportowe pozwalają na błyskawiczny wgląd w faktury z ostatniego tygodnia, dokumenty aktualnie procesowane „w obiegu” oraz zadania wymagające Twojej uwagi, takie jak zbiorcza weryfikacja czy obsługa ewentualnych błędów.
Dzięki sekcji administracyjnej masz natychmiastowy dostęp do bezpiecznego repozytorium z plikami XML, PDF oraz potwierdzeniami UPO, a zaawansowana wyszukiwarka sprawi, że odnalezienie dowolnej faktury zajmie zaledwie kilka sekund. To sprawne narzędzie, które eliminuje chaos i automatyzuje codzienną pracę z fakturami ustrukturyzowanymi.
Co zyskujesz wybierając rozwiązanie KSeF IN & OUT?
KSeF IN i KSEF OUT - pytania i odpowiedzi
1. Jakie wymagania techniczne i wtyczki są niezbędne do wdrożenia?
Wdrożenie rozwiązań PlusWorkflow dla KSeF (zarówno w wersji IN, jak i OUT) wymaga posiadania systemu PlusWorkflow w wersji 4.3.
2. Na czym polega tryb wysyłki offline w KSeF OUT?
Tryb wysyłki offline w rozwiązaniu PlusWorkflow KSeF OUT to procedura awaryjna, która umożliwia dostarczenie faktury nabywcy w sytuacji, gdy bezpośrednie przesłanie dokumentu do Krajowego Systemu e-Faktur zakończy się błędem.
3. Czym są rozwiązania KSEF IN oraz OUT?
Rozwiązania PlusWorkflow KSeF IN oraz OUT to gotowe, predefiniowane systemy chmurowe służące do automatyzacji komunikacji z Krajowym Systemem e-Faktur. Pozwalają one na obsługę faktur ustrukturyzowanych (format XML zgodny ze schemą FA(3)) bez konieczności każdorazowego, ręcznego logowania się na rządową platformę.
4. Jak wygląda cennik i warunki licencjonowania tych rozwiązań?
Ceny i warunki licencjonowania dla rozwiązań PlusWorkflow KSeF IN oraz KSeF OUT są ujednolicone i opierają się na modelu subskrypcyjnym (SaaS) w chmurze PlusWorkflow Cloud. Aby poznać, szczegóły zachęcamy do kontaktu z naszymi specjalistami – w zakładce kontakt.
5. Czy możliwa jest integracja z zewnętrznym systemem księgowym?
Tak, integracja z zewnętrznym systemem finansowo-księgowym (FK) jest możliwa, jednak nie wchodzi ona w skład standardowego, gotowego zakresu rozwiązań PlusWorkflow KSeF IN oraz OUT.
6. Czy system obsługuje wysyłkę faktur w paczkach zbiorczych?
Tak, system PlusWorkflow KSeF OUT obsługuje wysyłkę faktur w formie paczek zbiorczych. Jest to opcjonalny model wysyłki, który można aktywować w ustawieniach systemu.
Podsumowanie
Dzięki wdrożeniu PlusWorkflow KSeF IN i OUT firmy zyskują pewność sprawnego i nieprzerwanego obiegu faktur, nawet w przypadku chwilowych problemów technicznych platformy Ministerstwa Finansów. Co więcej, dzięki gotowym, predefiniowanym rozwiązaniom chmurowym, wdrożenie systemów PlusWorkflow KSeF jest możliwe w zaledwie 7 dni. Bez stresu i z pełnym wsparciem wykwalifikowanych opiekunów klienta, którzy służą swoją pomocą i wiedzą na każdym etapie.
Dowiedź się więcej na temat KSeF IN & OUT od naszych specjalistów
Jeśli potrzebujesz pomocy eksperta w wyborze rozwiązania dedykowanego KSeF, skrojonego na miarę Twoich potrzeb, wypełnij poniższy formularz. Podczas rozmowy z naszym ekspertem:
- odpowiemy na każde Twoje pytanie
- opowiemy o konkretnych wdrożeniach w Twojej branży
- zaprezentujemy wybraną aplikację
- doradzimy optymalne rozwiązanie
Możesz również skontaktować się z nami telefonicznie, bądź wysłać maila na adres: sprzedaz@suncode.pl
