Koniec z tworzeniem procesów od zera. PlusWorkflow zrobi to za Ciebie
Zaledwie 5 lat temu zaprojektowanie procesu biznesowego wymagało znajomości notacji BPMN, pracy analityków oraz wielu godzin spędzonych nad diagramami i warsztatami procesowymi. Dziś coraz częściej wystarczy po prostu opisać proces własnymi słowami.
W najnowszej wersji PlusWorkflow pojawił się Edytor Procesów Lite z wykorzystaniem sztucznej inteligencji. To rozwiązanie, które pozwala w kilka minut stworzyć prototyp procesu biznesowego na podstawie zwykłego opisu tekstowego.
Od pomysłu do mapy procesu w kilka minut
Wyobraź sobie, że chcesz przygotować proces obsługi zgłoszeń serwisowych, wniosków urlopowych lub akceptacji faktur. Zamiast ręcznie tworzyć diagram, definiować zadania i budować przejścia pomiędzy kolejnymi etapami, wystarczy wpisać do systemu opis procesu.
Przykład:
„Utwórz proces wniosków urlopowych. Pracownik składa wniosek, przełożony podejmuje decyzję o akceptacji lub odrzuceniu, a dział HR otrzymuje informację o zaakceptowanym urlopie.”
Na podstawie takiego opisu AI automatycznie:
- tworzy zadania procesowe,
- definiuje zmienne procesu,
- buduje przepływy i warunki przejść,
- generuje akcje użytkowników,
- wizualizuje cały proces w formie graficznej mapy.
Dzięki temu użytkownik otrzymuje gotowy szkielet procesu bez konieczności ręcznego modelowania.
Procesy biznesowe bez znajomości BPMN
Jedną z największych barier w projektowaniu procesów biznesowych jest konieczność znajomości specjalistycznych notacji i narzędzi. Paradoksalnie osoby posiadające największą wiedzę o przebiegu procesów nie zawsze są tymi, które potrafią je zamodelować w specjalistycznych narzędziach. W efekcie pomiędzy pomysłem a jego wizualizacją często pojawia się dodatkowy etap angażujący analityków i specjalistów BPM.
Edytor Procesów Lite został zaprojektowany z myślą o osobach biznesowych, które znają proces, ale niekoniecznie posiadają doświadczenie w modelowaniu procesów. Interfejs został uproszczony tak, aby umożliwić szybkie przełożenie pomysłu na działającą mapę. Użytkownik może skupić się na logice biznesowej, a nie na technicznych aspektach.
Intuicyjna struktura interfejsu
Interfejs Edytora Procesów Lite w PlusWorkflow został podzielony na trzy główne obszary, które wspólnie umożliwiają tworzenie, modyfikowanie i testowanie procesów biznesowych.
1.Pasek narzędzi
W górnej części ekranu znajduje się pasek narzędzi zawierający najważniejsze funkcje wykorzystywane podczas pracy z procesem. To właśnie z tego poziomu użytkownik może uruchomić symulację procesu, zarządzać widokiem mapy, dodawać nowe zadania i połączenia, przeglądać zmienne procesowe, a także zapisywać, otwierać lub udostępniać przygotowane mapy procesów.
2.Obszar roboczy
Centralną część ekranu stanowi obszar roboczy, czyli przestrzeń, w której tworzona i prezentowana jest mapa procesu. To tutaj, na podstawie opisu przekazanego do AI, automatycznie pojawiają się zadania, połączenia oraz logika przepływu procesu. Wygenerowana mapa może być następnie swobodnie modyfikowana przez użytkownika. Poszczególne zadania można dodawać, usuwać, przenosić i edytować, a także definiować lub zmieniać połączenia pomiędzy elementami procesu. Dzięki temu nawet automatycznie wygenerowany proces można szybko dostosować do specyfiki organizacji i indywidualnych wymagań biznesowych.
3.Czat AI
Po prawej stronie ekranu znajduje się czat AI, który pełni rolę asystenta wspierającego projektowanie procesów. To właśnie za jego pomocą użytkownik komunikuje się z modelem językowym i opisuje proces, który chce utworzyć. Wystarczy przedstawić przebieg procesu w języku naturalnym, a system przeanalizuje przekazane informacje i na ich podstawie wygeneruje strukturę procesu wraz z zadaniami, przejściami oraz podstawową logiką biznesową. Gotowa mapa jest automatycznie wyświetlana w obszarze roboczym, a czat zwraca dodatkowo podsumowanie wykonanych działań oraz informacje o postępie generowania procesu. Takie podejście pozwala znacząco skrócić czas potrzebny na przygotowanie pierwszej wersji procesu i ułatwia współpracę pomiędzy ekspertami biznesowymi a osobami odpowiedzialnymi za jego dalszy rozwój.
Twój osobisty asystent
Model językowy odpowiada nie tylko za stworzenie wizualnej mapy. Podczas generowania procesu analizuje opis i proponuje:
- strukturę procesu,
- kolejność działań,
- możliwe decyzje i ścieżki alternatywne,
- warunki przejść pomiędzy zadaniami,
- zestaw zmiennych niezbędnych do realizacji procesu.
Im bardziej szczegółowy opis, tym dokładniejszy rezultat. Dzięki temu użytkownik może wykorzystać AI jako cyfrowego asystenta procesowego wspierającego pierwsze etapy projektowania.
Testowanie procesu jeszcze przed publikacją
Samo stworzenie diagramu to dopiero początek.
Wbudowany mechanizm symulacji pozwala uruchomić proces i przejść przez kolejne etapy dokładnie tak, jak zrobią to przyszli użytkownicy. Dzięki temu można szybko zweryfikować: poprawność logiki biznesowej, działanie ścieżek akceptacji i odrzuceń, konfigurację zmiennych, poprawność przejść pomiędzy zadaniami.
Błędy i nieścisłości można wychwycić już na etapie projektowania, zanim proces zostanie wdrożony w organizacji. Dzięki temu organizacja ogranicza ryzyko kosztownych modyfikacji, przyspiesza realizację projektów i zwiększa szanse na sprawne wdrożenie nowych procesów.
Od prototypu do pełnego procesu
Edytor Procesów Lite został stworzony przede wszystkim do szybkiego prototypowania. Po przygotowaniu mapy proces można:
- rozwijać w pełnym Edytorze Procesów,
- eksportować do formatu XPDL,
- przekazywać do konsultacji innym członkom zespołu,
- rozbudowywać o bardziej zaawansowane funkcje i integracje.
Wszystkie funkcjonalności edytora zostały zaprojektowane w taki sposób, aby maksymalnie skrócić drogę od pomysłu do gotowego procesu. Dzięki wykorzystaniu AI użytkownicy mogą nie tylko szybciej tworzyć pierwsze wersje procesów, ale również łatwiej je analizować, konsultować i rozwijać wraz ze zmieniającymi się potrzebami organizacji.
Współpraca biznesu i IT w nowym wydaniu
Jednym z największych wyzwań projektów automatyzacyjnych jest komunikacja pomiędzy biznesem a działem IT. Tworzenie procesów przy pomocy AI zmienia ten model pracy. Osoby odpowiedzialne za procesy mogą samodzielnie przygotować prototyp rozwiązania, który następnie staje się punktem wyjścia do dalszych prac wdrożeniowych.
Zamiast rozpoczynać projekt od pustej kartki, zespoły otrzymują gotową wizualizację procesu, którą można wspólnie analizować, rozwijać i doskonalić.
Pytanie do eksperta: Czy AI zastąpi analityków procesowych?
Nie. Jednak może znacząco przyspieszyć ich pracę.
Sztuczna inteligencja nie zastępuje wiedzy biznesowej ani doświadczenia ekspertów. Pozwala natomiast wyeliminować wiele powtarzalnych czynności związanych z przygotowaniem pierwszej wersji procesu biznesowego.
Podsumowanie
Największy potencjał automatyzacji nie znajduje się tam, gdzie proces „wydaje się problematyczny”, lecz tam, gdzie dane pokazują realne straty i ograniczenia przepływu. Zarówno Lean Thinking, jak i DMAIC uczą, że kluczowe jest najpierw zrozumienie procesu, eliminacja marnotrawstwa i identyfikacja przyczyn źródłowych. Dopiero na tej podstawie technologia staje się narzędziem realnej poprawy, a nie jedynie przyspieszeniem istniejących problemów.
