Jakie funkcje przynosi najnowsza aktualizacja Plus Workflow 4.4? Przegląd nowości
Najnowsza aktualizacja platformy Plus Workflow 4.4. wprowadza nowe funkcjonalności wykorzystujące AI, oraz szereg usprawnień dla administratorów oraz użytkowników biznesowych. Poniżej prezentujemy najważniejsze nowości.
Bezpieczniejsze logowanie dzięki MFA
Bezpieczeństwo danych i systemów biznesowych obecnie jest najważniejszym elementem funkcjonowania organizacji. Dlatego w Plus Workflow pojawił się wbudowany mechanizm uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA).
Po wprowadzeniu loginu i hasła użytkownik może potwierdzić swoją tożsamość za pomocą jednorazowego kodu przesłanego na adres e-mail lub wykorzystując aplikacje uwierzytelniające, takie jak Google Authenticator czy Microsoft Authenticator.
Administrator może wymusić korzystanie z MFA dla wybranych grup użytkowników poprzez politykę haseł lub pozostawić możliwość dobrowolnego włączenia dodatkowego zabezpieczenia.
Co zyskuje organizacja?
- dodatkową warstwę ochrony dostępu do systemu,
- ograniczenie ryzyka przejęcia kont użytkowników,
- łatwiejsze spełnienie wymagań związanych z bezpieczeństwem i compliance,
- większą kontrolę nad polityką dostępu.
Modelowanie procesów z wykorzystaniem AI
Jedną z najciekawszych nowości wersji 4.4 jest nowy edytor umożliwiający tworzenie procesów biznesowych z pomocą sztucznej inteligencji.
Użytkownik opisuje proces językiem naturalnym, a system automatycznie generuje jego strukturę. Tworzone są etapy procesu, formularze, zmienne, przejścia pomiędzy zadaniami oraz podstawowa logika działania. Dzięki temu przygotowanie pierwszej wersji procesu zajmuje znacznie mniej czasu niż w przypadku tradycyjnego modelowania.
Tworzenie procesów dostępne dla każdego
Nowy edytor został zaprojektowany z myślą nie tylko o administratorach i analitykach procesowych, ale również o użytkownikach biznesowych, którzy wcześniej nie mieli doświadczenia z modelowaniem procesów.
Interfejs został uproszczony tak, aby umożliwić szybkie przygotowanie prototypu procesu bez konieczności znajomości notacji BPMN czy zaawansowanej konfiguracji systemu. To szczególnie ważne w organizacjach, które chcą szybciej testować nowe pomysły i sprawdzać ich działanie przed przeniesieniem procesu do docelowego środowiska.
Korzyści biznesowe
- szybsze projektowanie nowych procesów,
- krótszy czas od pomysłu do wdrożenia,
- łatwiejsza współpraca pomiędzy biznesem a IT,
- możliwość szybkiego tworzenia prototypów i koncepcji.
Wysoka dostępność systemu dla organizacji Enterprise
Wersja 4.4 wprowadza również obsługę środowisk High Availability (HA). To rozwiązanie skierowane przede wszystkim do dużych organizacji, dla których ciągłość działania systemów biznesowych ma kluczowe znaczenie. Architektura HA umożliwia rozłożenie obciążenia pomiędzy wiele węzłów systemu, zwiększenie wydajności oraz szybsze odtwarzanie środowiska po awarii.
Dzięki HA system może działać w chmurze i środowiskach kontenerowych, takich jak Kubernetes, OpenShift czy Rancher, w trybie active-active, czyli na wielu serwerach jednocześnie.
Najważniejsze korzyści
- większa odporność na awarie,
- możliwość skalowania systemu wraz ze wzrostem organizacji,
- wyższa wydajność środowiska,
- większe bezpieczeństwo działania procesów biznesowych.
Szybsze przenoszenie zmian między środowiskami
Administratorzy i zespoły wdrożeniowe często pracują równolegle na środowiskach testowych i produkcyjnych. Przenoszenie zmian między nimi bywa czasochłonne i wymaga dodatkowej kontroli.
Dlatego w Plus Workflow 4.4 pojawił się nowy tryb nadpisywania konfiguracji.
Funkcja umożliwia aktualizowanie istniejących elementów konfiguracji podczas importu, bez konieczności ręcznego odtwarzania poszczególnych ustawień. Rozwiązanie obejmuje między innymi użytkowników, grupy, strukturę organizacyjną, klasy dokumentów, procesy, pulpity, widoki oraz wybrane konfiguracje wtyczek.
Co to oznacza w praktyce?
- szybsze wdrażanie zmian,
- mniejsze ryzyko błędów konfiguracyjnych,
- łatwiejsze utrzymanie wielu środowisk,
- większą kontrolę nad procesem publikacji zmian.
Masowy eksport dokumentów do pliku ZIP
W odpowiedzi na potrzeby użytkowników dodaliśmy możliwość masowego eksportu dokumentów bezpośrednio z poziomu widoku lub wyników wyszukiwania.
Wystarczy kilka kliknięć, aby pobrać wszystkie dokumenty spełniające określone kryteria do jednego archiwum ZIP. Nowa funkcjonalność pozwala również definiować sposób tworzenia nazw eksportowanych plików, wykorzystując m.in. indeksy, dane dokumentu czy inne parametry.
Gdzie sprawdzi się ta funkcja?
- podczas audytów i kontroli,
- przy przekazywaniu dokumentacji kontrahentom,
- podczas archiwizacji danych,
- przy obsłudze dużych zbiorów dokumentów.
Większa kontrola nad zadaniami zaplanowanymi
Nowa wersja wprowadza również szereg usprawnień związanych z zadaniami zaplanowanymi.
Administratorzy mogą teraz korzystać z:
- statycznych identyfikatorów zadań,
- zaawansowanego harmonogramowania z wykorzystaniem wyrażeń CRON,
- ograniczenia wykonywania zadań do określonych godzin,
- definiowania maksymalnego czasu działania zadania,
- automatycznych powiadomień e-mail o błędach.
Dzięki temu zarządzanie automatycznymi procesami staje się bardziej przewidywalne i bezpieczne.
Efekty biznesowe
- łatwiejszy monitoring procesów,
- szybsze wykrywanie problemów,
- większa stabilność integracji,
- lepsza kontrola nad wykorzystaniem zasobów systemowych.
Dodatkowe usprawnienia dla użytkowników
W wersji 4.4 pojawiło się również kilka mniejszych, ale bardzo praktycznych zmian, które usprawniają codzienną pracę z systemem.
Użytkownicy mogą teraz podejmować zadania bezpośrednio z poziomu szczegółów procesu, bez konieczności przechodzenia do skrzynki zadań. Nowy przycisk „Przejdź do trybu edycji” pozwala natychmiast przejść do realizacji zadania, skracając liczbę kroków potrzebnych do obsługi procesu.
Wśród pozostałych usprawnień znalazły się również:
- możliwość automatycznego otwierania formularza bezpośrednio z historii procesu,
- walidacja danych podczas akceptacji grupowej,
- grupowanie danych w tabelach formularzy, co ułatwia analizę większej liczby informacji,
- otwieranie dokumentów za pomocą linku GUID,
- możliwość osadzania zdjęć i materiałów wideo w banerach,
- blokowanie wiersza nagłówkowego w widokach, co poprawia komfort pracy na dużych zestawach danych.
Dodatkowo administratorzy zyskali możliwość definiowania własnej stopki systemowej, dzięki czemu mogą łatwiej udostępniać użytkownikom przydatne linki, dane kontaktowe czy informacje organizacyjne.
