Case study OBI:  Tysiące faktur, dziesiątki sklepów i jedno rozwiązanie

OBI to marka, której nie trzeba przedstawiać – lider wśród marketów budowlanych, obecny w Polsce już od ponad 25 lat. Dziś zaglądamy za kulisy funkcjonowania tej rozbudowanej organizacji, by pokazać, jak technologia wspiera codzienne operacje w jednej z największych sieci retailowych w kraju. W centrum tej zmiany – system PlusWorkflow.

Wyzwania dużej skali

Zarządzanie 61 marketami i obsługa ponad 30 tysięcy produktów wymaga precyzyjnie działających procesów. OBI stanęło przed potrzebą zautomatyzowania obiegu dokumentów, usprawnienia procesów zamówień oraz pełnej kontroli nad fakturami i dokumentacją inwestycyjną. W odpowiedzi na te potrzeby, we współpracy z firmą Suncode, wdrożono system PlusWorkflow.

Rozwiązanie skrojone na miarę

System został wyposażony w moduły, które odpowiadają na konkretne wyzwania organizacji:

1. Rozbudowana platforma ecommerce do zamówień wewnętrznych i wniosków inwestycyjnych

Proces zamówień – od złożenia wniosku, przez akceptację zgodnie z matrycą uprawnień, aż po wysyłkę do dostawcy – został w pełni zautomatyzowany. Dzięki wykorzystaniu platformy wewnętrznej, pracownicy zyskali wygodny i intuicyjny dostęp do katalogów produktów, co pozwala na szybkie składanie zamówień w ramach zatwierdzonych budżetów i zgodnie z wewnętrznymi procedurami. Dodatkowo system pozwala na rejestrowanie zamówień z podziałem na poszczególne markety, a cały proces jest bezpośrednio zintegrowany z obsługą faktur, co zapewnia spójność i przejrzystość rozliczeń.

2. Moduł opiniowania umów

Umowy, regulaminy i dokumentacja wewnętrzna są teraz łatwo dostępne i edytowalne w jednym miejscu. Ujednolicone szablony, automatyzacja procesu opiniowania i pełna archiwizacja dokumentów to realne wsparcie dla zespołów w centrali i marketach.

3. Moduł faktur sprzedażowych i kosztowych

Każdego dnia w OBI przetwarzane są dziesiątki tysięcy faktur. Dzięki PlusWorkflow możliwa jest ich automatyczna rejestracja, dekretacja oraz przypisanie kosztów zgodnie z systemem finansowo-księgowym firmy. To nie tylko oszczędność czasu, ale również pełna zgodność z procedurami i większa przejrzystość finansowa.

Wyniki, które mówią same za siebie

Od momentu wdrożenia:

• 15 000 faktur sprzedażowych zostało przetworzonych od stycznia 2022,
  
• 280 000 faktur kosztowych od marca 2021,
  
• 6 000 umów od października 2022,
  
• a z systemu korzysta 900 użytkowników w całej Polsce.

Skala i skuteczność wdrożenia potwierdza, że automatyzacja procesów w dużych organizacjach retailowych przynosi wymierne korzyści.

Wnioski ze współpracy

Jak podkreśla Patryk Pozorski, Director of Direct Sales w Suncode:

Podsumowanie

Case study OBI to przykład, jak kompleksowe podejście do automatyzacji może usprawnić zarządzanie dużą, rozproszoną strukturą. Dzięki wdrożeniu systemu PlusWorkflow, OBI nie tylko zyskało lepszą kontrolę nad kluczowymi procesami, ale także przygotowało grunt pod dalszy rozwój i skalowanie działalności.