Workflow

Automatyczna archiwizacja skanowanych obrazów

System Plus Workflow zasilany jest z różnych źródeł. Dokumenty mogą być wprowadzane ręcznie lub automatycznie. Firma Suncode oferuje wiele narzędzi automatyzujących proces archiwizowania dokumentów.

Automatyzacja polega na zastąpieniu pracy ręcznej przez wprowadzenie samoczynnych mechanizmów pobierania dokumentów do elektronicznego archiwum Plus DMS. Dokumenty te mogą pochodzić np. ze skrzynki mailowej czy z dysku komputera.

Głównym zadaniem narzędzi jest automatyczna archiwizacja plików oraz przekazywanie danych do elektronicznego obiegu tych dokumentów w Plus Workflow. Narzędzia automatyzujące archiwizację monitorują wybrane katalogi na dysku komputera, do których trafiają obrazy dokumentów papierowych zeskanowanych z wykorzystaniem urządzeń wielofunkcyjnych lub zewnętrznych systemów. W przypadku pojawienia się nowych plików w katalogach są one automatycznie archiwizowane. Dodatkowo istnieje możliwość indeksowania archiwizowanych dokumentów. Indeksami mogą być np. wartości znajdujące się w nazwie pliku lub data utworzenia pliku. Zastosowanie funkcjonalności kodów kreskowych umożliwia również podział obrazu składającego się z kilku dokumentów zeskanowanych łącznie na osobne pliki na podstawie naklejonych kodów kreskowych na dokumentach.

Systemy automatyzujące procesy archiwizacji dokumentów mogą być uruchamiane w określonych odstępach czasu lub o określonej godzinie. Przetworzone dokumenty mogą zostać usunięte lub przeniesione z monitorowanych katalogów do innej lokalizacji. Zastosowanie tych narzędzi przynosi wymierne korzyści dla użytkowników. Firmy korzystające z rozwiązań Plus Workflow przetwarzają codziennie tysiące dokumentów. Wykorzystanie narzędzi automatyzujących proces archiwizacji wpływa na skrócenie czasu rejestracji dokumentów w systemie.