Ensto Pol jest częścią Grupy Ensto – międzynarodowej, przemysłowej, rodzinnej grupy biznesowej z Finlandii. Ensto jest ekspertem w dziedzinie energooszczędności. Grupa posiada swoje biura w 20 krajach na rynku międzynarodowym, zatrudniając w nich 1 650 pracowników. Przedsiębiorstwo generuje roczne obroty na poziomie 260 milionów euro. Ensto Pol zajmuje się sprzedażą i doradztwem technicznym w zakresie sieci energetycznych, systemów obudów i wyposażenia, systemów oświetlenia oraz systemów do ładowania pojazdów elektrycznych.

Biorąc pod uwagę szerokie doświadczenie we wprowadzaniu rozwiązań workflow, Ensto Pol zdecydowała się powierzyć implementację systemu Plus Workflow firmie Suncode. Wdrożenie objęło centralę firmy w Straszynie oraz kilka biur zlokalizowanych na terenie kraju. Przedsięwzięcie obejmowało analizę, optymalizację oraz odzwierciedlenie procesów biznesowych w systemie Plus Workflow. Rozwiązanie dostarczone przez Suncode zautomatyzowało proces obiegu faktur kosztowych i towarowych, dystrybucji faktur sprzedaży oraz obsługi podróży służbowych. 

Dokumenty docierające do Ensto Pol skanowane są w kilku lokalizacjach: w centrali z wykorzystaniem dedykowanego skanera oraz we wszystkich pozostałych oddziałach z użyciem urządzeń wielofunkcyjnych. Po zeskanowaniu dokumenty są kierowane w ramach systemu Plus Workflow do odpowiednich osób odpowiedzialnych za ich opis, weryfikację lub akceptację.

Dzięki wprowadzeniu systemu obiegu faktur kosztowych oraz towarowych, firma Ensto Pol zyskała ścisłą kontrolę nad kosztami. Wyeliminowała również błędy związane z niepoprawnym wprowadzaniem danych, nieczytelnymi opisami czy też złą alokacją kosztów. W uruchomionym rozwiązaniu zastosowano szereg narzędzi weryfikujących poprawność danych, tj. kontrola wartości faktury z wartością dekretacji kosztów, kontrola duplikatów, kompletności wprowadzonych danych, itp. Wyklucza to element ludzkiego błędu i wzmacnia efektywność procesu. W zakresie obsługi faktur towarowych system Plus Workflow powala na łączenie faktur z dokumentami przyjęcia i weryfikację, czy faktura została wystawiona zgodnie z zamówieniem i dostawą. 

Wszystkie rejestrowane, akceptowane i dekretowane w systemie Plus Workflow faktury są księgowane w systemie IFS, a dzięki stosownym interfejsom, Plus Workflow komunikuje też ewentualne błędy powstałe w zintegrowanym systemie IFS. Kolejnym ważnym elementem wdrożenia była implementacja rozwiązania do dystrybucji faktur sprzedaży. W tej części wdrożenia specjaliści Suncode wprowadzili moduł, który odpowiada za automatyczne przesyłanie wystawianych w systemie IFS faktur sprzedaży do klientów spółki. Dzięki temu rozwiązaniu pracownicy Ensto Pol mogą z łatwością kontrolować m.in. kiedy dokument trafił do odbiorcy i czy odbiorca potwierdził fakt jego otrzymania. Tym samym Ensto Pol stale monitoruje status wysłanych faktur i szybko weryfikuje ewentualne błędy w wystawionych fakturach.

Wszystkie wystawiane w systemie ERP IFS faktury sprzedaży są rejestrowane i archiwizowane w elektronicznym repozytorium systemu Plus Workflow.

W przypadku procesu obsługi podróży służbowych, który firma Ensto Pol również zdecydowała się zoptymalizować, pracownik ma możliwość realizacji procesów wnioskowania o podróż służbową w systemie Plus Workflow. Wniosek o podróż jest przekazywany bezpośrednio do akceptacji osób odpowiedzialnych, co redukuje część pracy manualnej. Również przełożony ma możliwość wydelegowania pracownika bezpośrednio w systemie. Ponadto system pomaga w weryfikacji dostępności auta, hotelu, czy lotu, a także w przygotowaniu zaliczki do wypłaty. Co ważne, wydatki są kontrolowane jeszcze przed wyjazdem, a ostateczne koszty także są księgowane w systemie IFS. System Plus Workflow dba także o to, aby podróż służbowa została poprawnie rozliczona. Pracownik ma do dyspozycji dedykowany moduł, w którym wprowadza dane dotyczące podróży. Dalej system już sam oblicza diety, ryczałty, sumuje koszty – wszystko zgodnie z wymaganiami polskiego prawa. 

System zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow wspiera pracowników centrali w siedzibie firmy w Straszynie oraz oddziałach na terenie całego kraju. Dodatkowym atutem jest fakt, że Plus Workflow został zintegrowany z wykorzystywanym przez Ensto Pol systemem IFS Applications. Wprowadzenie rozwiązania Suncode zoptymalizowało przepływ dokumentów, zmniejszyło prawdopodobieństwo pojawienia się błędu oraz zwiększyło kontrolę nad kosztami. Korzyści z wdrożenia Plus Workflow skłoniły firmę Ensto Pol do implementacji rozwiązania w czeskiej spółce grupy. 

Firma Ensto Pol uzyskała w 2018 roku wyróżnienie Digital Finance Award za wdrożenie systemów informatycznych opartych na Plus Workflow.