23 czrw.
System elektronicznego obiegu faktur

System elektronicznego obiegu faktur

System elektronicznego obiegu faktur stanowi rozwiązanie pozwalające na sprawną obsługę faktur kosztowych docierających do przedsiębiorstwa. Rozwiązanie daje możliwość pełnej kontroli nad fakturą od momentu przyjęcia jej w kancelarii, poprzez opis merytoryczny i akceptację, aż do jej zaksięgowania.

Wykorzystując dostępne narzędzia takie jak skaner czy urządzenie wielofunkcyjne, pracownik kancelarii digitalizuje otrzymane dokumenty, które następnie rejestruje. W kolejnych etapach dokument przesyłany jest już w postaci elektronicznej, do kolejnych osób, według zdefiniowanej mapy. Istnieje możliwość zastosowania systemu inteligentnego odczytu danych, który automatycznie będzie sczytywał dane z obrazu dokumentu.

Po rejestracji faktury następuje jej opis merytoryczny, który realizowany jest przez osobę wskazaną w trakcie rejestracji faktury. Jej zadaniem jest dekretacja kosztów faktury. Na formularzu tego etapu osadzony jest obraz zeskanowanej faktury w formacie PDF.

Faktura po przejściu całej wymaganej drogi akceptacji jest przesyłana przez system do ostatniego etapu, czyli akceptacji księgowej faktury. Etap ten najczęściej jest realizowany przez pracowników służb księgowych lub finansowych. W sytuacji, gdy faktura zostanie zaakceptowana księgowo, system Plus Workflow opcjonalnie może generować tzw. metryczkę faktury, czyli dokument potwierdzający fakt jej akceptacji oraz prezentujący sposób jej dekretacji, a następnie przesłać dane do systemu ERP.

Wdrożenie systemu elektronicznego obiegu faktur przynosi wiele korzyści biznesowych dla przedsiębiorstwa. Procesy biznesowe realizowane w przedsiębiorstwie zostają usprawnione, a pracochłonność wykonywania zadań znacząco się obniża. Automatyzacja obiegu faktur wpływa na polepszenie koordynacji przepływu procesów pomiędzy jednostkami organizacyjnymi, gdyż wymusza ona tok pracy według mapy procesu. Wdrożenie system do obiegu faktur eliminuje wiele działań, które nie tworzą wartości dla klienta, np. oczekiwanie na dokumenty, transport dokumentów pomiędzy różnymi lokalizacjami, powtarzanie tej samej prostej czynności za każdym razem. Elektroniczne wersje faktur znajdują się w bezpiecznym, elektronicznym archiwum dokumentów, które jest dostępne dla uprawnionych użytkowników 24 godziny na dobę.