Grupa PKP Cargo to największy w Polsce i drugi w Unii Europejskiej operator kolejowych przewozów towarowych. W 2015 przewieźli 116,3 mln ton towarów za pomocą 750 pociągów każdego dnia. Przyczyniają się do wzrostu gospodarczego Polski, nieustannie rozwijając własny potencjał i kompetencje. Najważniejszą z nich jest transport kolejowy. PKP Cargo swoim klientom oferuje zintegrowane łańcuchy logistyczne obejmujące różne rodzaje transportu. Sukces Grupy PKP CARGO opiera się na trzech filarach: know-how zdobytym przez lata działania na dużą skalę, zespole wykwalifikowanych pracowników oraz największym w Polsce, wciąż unowocześnianym taborze kolejowym, liczącym 2600 lokomotyw i prawie 67 tys. wagonów.

Spółka PKP Cargo w ramach utrzymania swoich usług na jak najwyższym poziomie, postanowiła dołączyć do grona naszych klientów i skorzystać z rozwiązania Plus DMS. System ten służy zarządzaniu wszelkiego typu dokumentami w przedsiębiorstwie, zarówno tradycyjnymi, jak i tymi w wersji elektronicznej. W oferowanym rozwiązaniu, odpowiednio klasyfikowane i opisywane dokumenty są zapisywane w odpowiednich strukturach systemu DMS. Dzięki synchronizacji z systemem SAP, każdy użytkownik Plus DMS uzyskuje natychmiastowy dostęp do żądanego dokumentu z poziomu SAP.

Projekt wdrożenia systemu Plus DMS stanowił część implementacji procesów w systemie SAP. Objął on skanowanie i odczyt OCR dokumentów zobowiązaniowych (takich jak faktury zakupu, rachunki, czy obciążenia) z wykorzystaniem narzędzi ReadSoft Invoices oraz ich elektroniczną archiwizację. Dodatkowo archiwizacji podlegają inne dokumenty księgowe spółki PKP Cargo. Dzięki wsparciu specjalistów Suncode zrealizowano również migrację plików historycznych, co pozwoliło na utworzenie spójnej platformy archiwizacyjnej. Użytkownicy systemu uzyskali natychmiastowy dostęp do żądanego dokumentu bądź całego ich kompletu z poziomu przeglądarki internetowej. Ponadto System Plus DMS został zintegrowany z systemem SAP w oparciu o standard SAP, jakim jest ArchiveLink. Dzięki powyższemu, Plus DMS stanowi standardowe repozytorium systemu SAP do którego automatycznie są przesyłane i indeksowane dokumenty księgowe, a także następuje ich odczyt – również bezpośrednio z systemu SAP. Poza tym wprowadzono możliwość dodawania dokumentów z systemu SAP do elektronicznego systemu Plus DMS. 

System został zaprojektowany na przetwarzanie do 120 000 faktur zakupu/rok. Z systemu Plus DMS korzystają na codzień pracownicy Biura Rachunkowości i Podatków PKP Cargo w Katowicach. W ramach usług oferowanych przez Suncode, użytkownicy systemu zostali przeszkoleni z obsługi systemu, a także objęci wsparciem po jego uruchomieniu.