System BPM

Wdrożenie procesu obsługi e-faktur – aplikacja eFaktura

System do zarządzania procesami biznesowymi Plus Workflow jest wykorzystywany zarówno do elektronicznego obiegu i archiwizacji dokumentów papierowych, jak i dokumentów elektronicznych. Kolejna już spółka zdecydowała się na uruchomienie procesu obsługi faktur elektronicznych przy współpracy z Suncode. Jest wiele czynników, które decydują o wyborze właśnie naszej firmy oraz naszego produktu. Wykorzystujemy najnowocześniejsze i najbezpieczniejsze technologie informatyczne, niezależne od platformy operacyjnej i sprzętowej. Jesteśmy firmą o bardzo dużym doświadczeniu wdrożeniowym, ponieważ zrealizowaliśmy wdrożenia dla ponad 100 grup kapitałowych w Polsce i za granicą.

Zmiana faktury tradycyjnej na fakturę elektroniczną przynosi wiele korzyści. Należą do nich przede wszystkim redukcja kosztów oraz czasu. Zyskuje na tym także środowisko naturalne.  Obowiązujące przepisy prawne pozwalają przechowywać elektroniczne faktury w dowolny sposób zapewniający: autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur, łatwe ich odszukanie, bezzwłoczny dostęp do faktur organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie.

System oferowany przez Suncode spełnia powyższe wymagania. Dodatkowo zastosowanie modułu eFaktury pozwala na sprawną obsługę faktur elektronicznych. System regularnie monitoruje skrzynkę pocztową i automatycznie archiwizuje przychodzące faktury elektroniczne w archiwum systemu Plus Workflow. Archiwizacji podlegają również wiadomości e-mail. Aplikacja eFaktura automatycznie sczytuje dane nagłówkowe z faktury. Dodanie dokumentu do archiwum powoduje utworzenie nowego procesu obsługi faktur elektronicznych z dodanym obrazem faktury oraz indeksami ją opisującymi. Proces inicjowany jest automatycznie.

Projekt wdrożeniowy obejmie docelowo wszystkie oddziały spółki. Założeniem jest minimalizacja obsługi faktur tradycyjnych na rzecz ich elektronicznych odpowiedników. Prognozuje się obsługę około 1000 e-faktur miesięcznie.

Posiadamy w naszej ofercie kilkadziesiąt produktów – wtyczek i systemów, które stworzyliśmy przez lata naszej działalności zawodowej, by móc spełnić potrzeby nawet najbardziej wymagających klientów. Plus eFaktura jest modułem systemu Plus Workflow traktującym pocztę elektroniczną jako kolejne źródło zasilające system Plus Workflow oraz automatycznie inicjującym proces obsługi faktur elektronicznych. Dokumenty odczytywane są bezpośrednio ze skrzynki mailowej, z pliku PDF. Jeśli w skrzynce pocztowej pojawi się faktura, moduł ten rozpoczyna proces akceptacji faktury, dołącza fakturę do formularza systemu obiegu dokumentów i automatycznie odczytuje dane z faktury z określonego szablonu. Moduł ten pozwala skrócić czas pracy związany z ręczną rejestracją faktur w systemie Plus Worklow.