System Plus Workflow

Zarządzanie archiwum zakładowym przez Internet

System Plus Workflow został wyposażony w dodatkowy moduł, który ułatwia zarządzanie papierowym archiwum zakładowym.

Dzięki odzwierciedleniu kształtu archiwum tradycyjnego w module Plus Archive, tworząc wirtualne archiwa, regały, półki, kartony, użytkownik w łatwy sposób może śledzić lokalizację papierowego dokumentu. Moduł Plus Archive przechowuje zestawienie wszystkich zasobów, jakie są zapisane w Archiwum. Uprawniony użytkownik może otrzymać takie informacje o zasobach jak: fizyczna lokalizacja dokumentu, kod zasobu, dane o osobie rejestrującej, historię wypożyczeń, itd. Moduł Plus Archive posiada także funkcjonalność łączenia dokumentów papierowych z ich elektronicznymi odpowiednikami.

W celu wypożyczenia oryginału dokumentu, użytkownik jest zobowiązany do utworzenia nowego procesu „Wypożyczanie zasobu”, a następnie przesłanie go do Archiwisty, który przygotuje żądane dokumenty. Archiwista w prosty sposób wyszuka dokument i dane o jego lokalizacji w module Plus Archive, znajdzie go w archiwum oraz zeskanuje jego kod kreskowy. Dzięki temu system automatycznie wyśle informacje do użytkownika Plus Workflow, że dokument jest gotowy do wypożyczenia.

Kolejną istotną funkcjonalnością jest możliwość sprawdzenia historii danego zasobu. System przechowuje informacje o wszystkich operacjach związanych z dokumentem, m.in. rejestrację dokumentu w module Plus Archive, wypożyczenia, zwroty, przeniesienia i brakowania.

Warto wspomnieć, że moduł Plus Archive kontroluje okres ważności przechowywanych dokumentów. W przypadku gdy termin obowiązywania uległ zakończeniu, użytkownik otrzymuje informację o możliwości brakowania dokumentów. W celu wykonania tej operacji archiwista musi zeskanować kod kreskowy zasobu i potwierdzić wybrakowanie.

Jeżeli chcą Państwo zobaczyć, jak modułu Plus Archive działa „na żywo”, uprzejmie prosimy o kontakt z przedstawicielem Naszej firmy lub przesłanie zapytania na adres: sprzedaz@suncode.pl.