Zarządzanie budżetami z Plus Worflow

Celem każdej implementacji systemu Plus Workflow jest optymalizacja procesów biznesowych w organizacji. System elektronicznego obiegu dokumentów firmy Suncode wspiera szeroką gamę procesów biznesowych, w tym także kontrolowanie i zarządzanie budżetami spółek. Plus Workflow pozwala kontrolę takich pozycji budżetowych w ramach: centrów kosztów (MPK), kosztów rodzajowych, projektów, zadań inwestycyjnych i wielu innych.

Definiowanie i akceptacja budżetu odbywa się w ramach zdefiniowanego w systemie Plus Workflow procesu. Pierwszym krokiem jest zdefiniowanie pozycji budżetowych i ich alokacja do odpowiednich przedziałów czasu tj.: miesiąc, kwartał, półrocze lub rok. Po zatwierdzeniu budżetu system przechowuje te dane, a następnie wykorzystuje je przy akceptacji kosztów w procesie akceptacji zapotrzebowań zakupu czy też procesie akceptacji faktur zakupu. Warto zauważyć, że do określania budżetu, a następnie jego akceptacji, upoważnione są jedynie osoby o sprecyzowanej roli, co zapewnia bezpieczeństwo w ramach procesu zarządzania finansami.

W przypadku akceptacji zapotrzebowania zakupu system weryfikuje dostępność kwoty budżetu już na poziomie składania wniosku zakupowego. Gdy istnieją wystarczające środki na realizację zakupu, wniosek przekazywany jest do akceptacji osoby odpowiedzialnej. W następnej kolejności kwota zakupu odejmowana jest od kwoty całkowitego budżetu. Analogicznie wygląda to w procesie akceptacji faktur zakupu. Dzięki takiemu rozwiązaniu kontrola kosztów jest znacznie prostsza i dokładniejsza, eliminuje się także element błędu ludzkiego i nadużyć. 

Wzmocnienie nadzoru nad budżetami jest również widoczne w przypadku procesu akceptacji faktur zakupu, których koszt przekracza fundusze przeznaczone na dany okres. W takich sytuacjach system albo blokuje akceptację takiej faktury aż do momentu przypisania budżetu, albo wydłuża ścieżkę akceptacji tak, by faktura dotarła np. do dyrektora finansowego firmy. 

Dodatkową funkcjonalnością pomocną w zarządzaniu kapitałem firmy jest funkcjonalność definiowania raportów. Dzięki nim osoby decyzyjne posiadają wszelkie informacje o stopniu wykorzystanych środków. W rezultacie podejmowanie decyzji dotyczących finansowania określonych działań jest oparte o rzeczywiste dane, co przyczynia się także do optymalizacji wydatków w przyszłości. 

Rozwiązania Suncode pomagają firmie efektywnie zarządzać budżetem. Wdrożenie systemu Plus Workflow optymalizuje pracę, usprawnia obieg faktur oraz proces zapotrzebowań zakupowych, eliminuje też możliwość błędu ludzkiego. Dodatkowym atutem platformy Plus Workflow jest możliwość integracji z niemal dowolnym systemem księgowym.