07 prn.
Zarządzanie zasobami ludzkimi z Plus Workflow cz. 3.

Zarządzanie zasobami ludzkimi z Plus Workflow cz. 3.

Pracodawcy, bez względu na ilość zatrudnionych osób, zobowiązani są do przechowywania kompletu akt osobowych pracowników. Od roku 2019, pracodawca może samodzielnie zdecydować czy dokumenty te będzie przechowywał w formie tradycyjnej, czy też elektronicznej.

W dobie szeroko rozwiniętej cyfryzacji coraz więcej firm decyduje się na digitalizację dokumentacji. Nic dziwnego, jako że wdrożenie tzw. e-teczki niesie za sobą wiele korzyści zarówno dla pracodawców, jak i pracowników.

Jakie wymogi stawia przed pracodawcami prowadzenie dokumentacji w formie elektronicznej?

Zgodnie z rozporządzeniem ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 10 grudnia 2018r. w sprawie dokumentacji pracowniczej rozdział 3 § 9.  „Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

  • zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem,
  • integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian,
  • stały dostęp do dokumentacji dla upoważnionych osób,
  • identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych,
  • skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych,
  • wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4 Rozporządzenia,
  • funkcjonalność wydruku dokumentacji.”

Co więcej, jeśli pracodawca chce dołączyć dokument tradycyjny do e-teczki, po zeskanowaniu, jest on zobowiązany do opatrzenia go podpisem kwalifikowanym bądź pieczęcią kwalifikowaną.

Rozwiązanie dostarczane przez firmę Suncode spełnia wszystkie te wymagania, a nawet więcej!

E-teczka systemu Plus Workflow

E-teczka to kompleksowe rozwiązanie systemu Plus Workflow pozwalające na digitalizację dokumentacji pracowniczej i przechowywanie jej w bezpiecznym, elektronicznym archiwum. System umożliwia nie tylko przechowywanie dokumentacji wynikającej z części A, B, C, D, ale również łatwe przeszukiwanie archiwum w celu odnalezienia niezbędnych informacji oraz dodawanie nowych dokumentów do odpowiedniej klasy.

Co niezwykle istotne e-teczka systemu Plus Workflow jest zgodna ze wszystkimi wymogami prawnymi. Ponadto dzięki integracji z platformą podpisu elektronicznego, oferującą usługę podpisu kwalifikowanego, umożliwia opatrzenie dokumentów niezbędnym podpisem bezpośrednio z poziomu formularza zadania.

W celu zapewnienia bezpieczeństwa przetwarzanych danych, dokumenty szyfrowane na serwerze za pomocą specjalnego klucza zabezpieczeń, dzięki czemu żadna niepożądana osoba nie uzyska do niego dostępu.

Poniżej prezentujemy przebieg procesu – kilka kliknięć i gotowe!

Proces dodawania dokumentacji do e-teczki zintegrowany z usługą podpisu kwalifikowanego

Pierwszym krokiem w procesie jest wprowadzenie e-teczek. Na tym etapie, odpowiedzialny użytkownik zobowiązany jest do wypełnienia następujących pól w formularzu zadania:

  • Numer pracownika (automatycznie nadany przez system);
  • Imię;
  • Nazwisko;
  • Pesel.

Niezbędne jest również uzupełnienie tabeli z dokumentami do podpisu. Użytkownik dodaje do systemu odpowiedni załącznik — wybiera, do której z części (A, B, C, D) należy dodać dokumenty, a następnie z listy rozwijanej wskazuje typ dokumentu np. E-teczka A — kwestionariusz personalny. Po uzupełnieniu wszystkich wymaganych danych proces może zostać przesłany do kolejnego etapu, którym jest złożenie podpisu kwalifikowanego.

Rysunek 1. Wprowadzenie dokumentów do procesu e-teczki systemu Plus Workflow

Osoba odpowiedzialna za złożenie podpisu otwiera zadanie w systemie Plus Workflow i weryfikuje poprawność danych w formularzu. Może również podejrzeć załączony dokument. Jeżeli wszystkie dane są poprawne, wybiera przycisk „Podpisz podpisem kwalifikowanym”, co powoduje przesłanie dokumentów do platformy podpisu elektronicznego.

Rysunek 2. Składanie podpisu na dokumencie z poziomu systemu Plus Workflow

Użytkownik dostaje powiadomienie mailowe z linkiem do złożenia podpisu. Zapoznaje się on z dokumentem, a następnie wybiera opcje „Odrzuć” – jeśli rezygnuje z podpisania dokumentu, lub „Podpisz”.

Podpisany dokument jest na nowo szyfrowany i ponownie przesyłany do Plus Workflow, gdzie jest archiwizowany w odpowiednich strukturach systemu, co kończy proces zasilania e-teczki. Warto zaznaczyć, że w każdym momencie po złożeniu podpisu, upoważniony użytkownik może odszukać i podejrzeć wybrany dokument.

Masz pytania dotyczące e-teczki systemu Plus Workflow? Już 29 października o godzinie 10:00 odbędzie się webinar, na którym nasz specjalista pokaże przebieg procesu na żywo w systemie. Więcej szczegółów już wkrótce!