Elektroniczny obieg faktur

Wystawianie, zatwierdzanie i archiwizowanie dokumentów kosztowych w firmie to jeden z najbardziej pracochłonnych procesów. Elektroniczny obieg faktur nie tylko skraca czas poszczególnych czynności, ale też czyni pracę bardziej wydajną. To rozwiązanie, które znacznie zmniejsza nakłady finansowe na utrzymywanie działu płac, czy zatrudnianie dodatkowych pracowników, jak również pozwala kontrolować ponoszone koszty, związane ze składaniem zamówień, zapotrzebowań i płatnościami. Przedsiębiorcy, którzy zdecydują się na wdrożenie za naszym pośrednictwem, systemu BPM, który gwarantuje automatyzację również w zakresie elektronicznego obiegu faktur, mogą skorzystać z wielu praktycznych funkcji, które zostały przez nas stworzone. Proponowana platforma Plus Workflow usprawnia procesy biznesowe w tym obszarze, poprzez ich automatyzację oraz optymalizację na każdym etapie procesu faktur. To nowoczesne rozwiązanie, godne polecenia firmom działającym w różnych branżach i sektorach. Jeśli szukasz sposobu na unowocześnienie przedsiębiorstwa, rozważ jego cyfryzację z naszym narzędziem do elektronicznego obiegu faktur.

Elektroniczny obieg faktur – jakie korzyści?

Przejdźmy zatem do realnych korzyści, jakie może otrzymać firma, która zastąpi tradycyjny obieg faktur papierowych wersją zautomatyzowaną.  Do najważniejszych zalet tego rozwiązania zalicza się:

 redukcja ilości papierowych odpadów, a więc troska o zasoby środowiska i mądre zarządzanie nimi,
 możliwość zdalnego kontrolowania procesów i dostęp do faktur z dowolnego miejsca na świecie,
 najlepsza ochrona dokumentów przed zniszczeniem czy zgubieniem,
 ustandaryzowane nazewnictwo plików, które ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie w systemie,
 archiwizacja i wykonywanie kopii zapasowych,
 pełna kontrola nad terminami płatności, brak ryzyka opóźnień,
 zminimalizowane ryzyko błędów na etapie wypełniania faktur czy ich przechowywania.

Wiele działów posługuje się w codziennej pracy elektronicznym obiegiem faktur, dostrzegając wymierne korzyści, które odczuwa cała firma.. Dla klientów często na pierwszym miejscu jest bezpieczeństwo poufnych danych, które biorą udział w procesie oraz są później archiwizowane. Dzięki doświadczeniu i profesjonalizmowi nasi partnerzy obdarzyli nas zaufaniem i to właśnie nam powierzyli wdrożenie systemu BPM w swoim przedsiębiorstwie.

Funkcjonalności programu

Nasz system ma wiele praktycznych funkcjonalności, które ułatwiają zarządzanie obiegiem faktur. Za pośrednictwem platformy Plus Workflow można:

 zgłaszać zapotrzebowanie na zakupy,
 planować i kontrolować budżet, aby nie wygenerować deficytu,
 obsługiwać przedpłaty,
 akceptować, dekretować i archiwizować faktury,
 usprawniać zamówienia składane dostawcom,
 wprowadzać do obiegu faktury kosztowe,
 budżetować i kontrolować zamówienia z różnych działów,
 łączyć faktury z zamówieniami.

Jak widzisz, nasze rozwiązania służą do optymalizacji oraz automatyzacji procesu, który obejmuje wszystkie etapy obiegu faktur — od momentu złożenia wniosku o zakup, aż po wysłanie faktury i jej archiwizację. A to wszystko przy zredukowanym do minimum ryzyku wystąpienia jakichkolwiek błędów, które mogłyby opóźnić proces płatności.

Optymalizacja procesów biznesowych

Zdecydowanie można powiedzieć, że elektroniczny obieg faktur to często pierwszy z krok na drodze do optymalizacji procesów biznesowych. Dokumenty rejestrowane są natychmiastowo po wykonaniu skanu i przesłaniu go do bazy lub trafiają automatycznie do systemu Plus Workflow bezpośrednio ze wskazanej skrzynki mailowej. To Ty decydujesz, kto ma uprawnienia do umieszczania danych w systemie oraz ich odczytywania. Dla jeszcze sprawniejszej obsługi, informacje z dokumentów są sczytywane i uzupełniane automatycznie, dzięki technologii OCR. Po ich obsłużeniu następuje przekazanie do właściwego działu, który zajmuje się opisywaniem, a następnie akceptowaniem faktur. Obieg papierowy dokumentów kosztowych nie ma porównania do elektronicznego tak pod względem szybkości, jak również intuicyjności czy transparentności.

Powierz nam wdrożenie zmian w swojej firmie poprzez jej digitalizację. Plus Workflow pozwoli Ci maksymalnie wykorzystać potencjał i zintegrować system z urządzeniami biurowymi. Codzienna praca z dokumentami stanie się znacznie szybsza, a ryzyko pomyłek zmniejszy się niemal do zera. Brak deficytów, opóźnień w płatnościach, ale też konieczności utrzymywania rozbudowanego działu personalnego w kadrach to kolejne zalety tego rozwiązania. Teraz, dzięki Suncode, jest ono w zasięgu Twoich możliwości. Skontaktuj się z nami, abyśmy mogli zaproponować Ci optymalny wariant tego rewolucyjnego systemu.