Globalna skala w lokalnej fabryce. Cyfrowy obieg dokumentów w Gerresheimer

BACKGROUND I WYZWANIE

Globalny standard także w back-office

Jednym z kluczowych zakładów Grupy Gerresheimer jest fabryka w Bolesławcu, która należy do największych producentów opakowań i systemów aplikacji leków dla przemysłu farmaceutycznego w Polsce. Jako część międzynarodowej organizacji działającej na globalną skalę, zakład musiał zadbać o to, aby procesy back-office funkcjonowały równie sprawnie, przewidywalnie i zgodnie ze standardami jak procesy produkcyjne. Dotyczyło to również obsługi zobowiązań kosztowych, w której duża liczba dokumentów, wiele scenariuszy księgowych oraz konieczność współpracy z systemem SAP zwiększały złożoność całego procesu.

Gerresheimer potrzebował więc rozwiązania, które usprawni elektroniczny obieg faktur, zapewni spójność danych i ustandaryzuje proces zgodnie z wymaganiami dużej, międzynarodowej organizacji.

ROZWIĄZANIE

Gerresheimer automatyzuje back-office

Suncode wdrożył w Gerresheimer Bolesławiec platformę Plus Workflow, która objęła elektroniczny obieg faktur kosztowych oraz pełną integrację procesu z systemem SAP. Rozwiązanie zostało zaprojektowane tak, aby dane potrzebne do obsługi dokumentów były pobierane automatycznie, a kolejne etapy procesu przebiegały w jednym środowisku.

W ramach wdrożenia na platformie Plus Workflow zaimplementowano kluczowe
elementy procesu obsługi zobowiązań:

NAJWAŻNIEJSZY PROCES

Elektroniczny obieg faktur

Plus Workflow stał się centralnym środowiskiem obsługi zobowiązań kosztowych. Obecnie dokumenty trafiają do elektronicznego procesu, w którym mogą być dalej weryfikowane, opisywane i kierowane do odpowiednich użytkowników.

Informacje dotyczące faktur są dostępne w jednym miejscu, a uczestnicy procesu pracują na tych samych danych bez konieczności ręcznego przekazywania dokumentów pomiędzy kolejnymi osobami w sposób manualny.

Dzięki platformie Plus Workflow pracownicy Gerresheimer po akceptacji faktury nie muszą ponownie przepisywać tych samych danych do SAP ani ręcznie uzupełniać informacji potrzebnych do księgowania. Dane zgromadzone wcześniej w procesie są automatycznie przekazywane do systemu księgowego. W przypadku faktur bez zamówienia moduł FI umożliwia ich bezpośrednie zaksięgowanie w SAP. Dokument jest jednocześnie przypisywany do odpowiednich wymiarów księgowych i jednostek biznesowych, co ułatwia prawidłowe rozliczenie kosztów w organizacji.

Na automatycznym przekazaniu i zaksięgowaniu faktury proces się nie kończy. Plus Workflow wspiera pracowników również na kolejnym etapie – przy prawidłowym przypisywaniu kosztów do odpowiednich jednostek biznesowych i obszarów gospodarczych.

To udogodnienie szczególnie odciąża zespoły w dużych organizacjach, gdzie jedna faktura może dotyczyć różnych obszarów działalności. Dzięki Plus Workflow pracownicy Gerresheimer mogą obsługiwać ten podział w ramach jednego procesu. System wspiera rozdzielenie kosztów i księgowań pomiędzy trzy obszary gospodarcze, zgodnie ze strukturą organizacji. Ponadto to samo rozwiązanie może działać w różnych częściach przedsiębiorstwa oraz różnych fabrykach.

EFEKTY

Wdrożenie w liczbach

WNIOSKI Z WDROŻENIA

80% mniej powtarzalnych czynności administracyjnych

Ponad tysiąca faktur miesięcznie nie musi skutkować znaczną pracochłonnością całego procesu – tego dowodzi wdrożenie Plus Workflow w fabryce Gerresheimer w Bolesławcu. Obsługa zobowiązań kosztowych w jednym środowisku oraz integracja z systemem SAP, poskutkowały efektem godnym lidera swojej branży.

80% mniej powtarzalnych czynności administracyjnych. Bardziej spójny i uporządkowany proces obsługi dokumentów finansowych. Dane pobierane automatycznie. Dokumenty łączone z odpowiednimi zamówieniami. Koszty księgowane zgodnie z właściwymi wymiarami księgowymi i jednostkami biznesowymi. Tak obecnie wygląda codzienność procesu obsługi faktur w fabryce Gerresheimer w Bolesławcu.