1000+ faktur miesięcznie pod pełną kontrolą. Wdrożenie express w Millano

BACKGROUND I WYZWANIE

Rosnąca liczba faktur wymagała sprawniejszego procesu płatności

Obsługa ponad 1000 faktur miesięcznie wymagała efektywnego przepływu informacji pomiędzy działami oraz pełnej kontroli nad statusem dokumentów. Dlatego producent wyrobów czekoladowych poszukiwał rozwiązania, które pozwoli:

• usprawnić proces akceptacji płatności,
• ograniczyć ręczną obsługę dokumentów,
• uporządkować elektroniczny obieg faktur,
• zintegrować proces z systemem ERP,
• zapewnić łatwy dostęp do archiwum dokumentów.

ROZWIĄZANIE

Pierwszy krok – automatyzacja procesów finansowych

Pierwszym obszarem objętym automatyzacją w Millano były procesy finansowe związane z obsługą faktur i realizacją płatności. Plus Workflow uporządkował obieg dokumentów – od rejestracji i akceptacji faktury, przez wybór dokumentów oczekujących na płatność, aż po wygenerowanie pliku z przelewami i zamknięcie procesu. Integracja z systemem QAD Enterprise Applications zapewniła spójny przepływ danych pomiędzy systemami i ograniczyła konieczność wykonywania części operacji ręcznie. Automatyzacja finansów stała się punktem wyjścia do dalszego rozwoju platformy i cyfryzacji kolejnych procesów biznesowych w Millano.

Drugi krok – centralne repozytorium wiedzy

Integralnym elementem wdrożenia było uruchomienie elektronicznego archiwum dokumentów, w którym przechowywane są zarówno dokumenty uczestniczące w procesach biznesowych, jak i dokumenty generowane podczas ich realizacji. Dzięki temu wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, z zachowaniem odpowiednich uprawnień dostępu dla poszczególnych użytkowników. Archiwum wspiera codzienną pracę zespołów, ułatwia wyszukiwanie dokumentów oraz zapewnia pełną historię realizowanych procesów.

Cyfryzacja procesów produkcyjnych i jakościowych

Zakres wdrożenia wykraczał poza obszar finansów. Platforma Plus Workflow objęła również procesy wspierające przygotowanie produkcji oraz zarządzanie dokumentacją opakowań, usprawniając współpracę pomiędzy działami odpowiedzialnymi za wdrażanie nowych produktów i obsługę zmian. W ramach projektu zdigitalizowano m.in.:

EFEKTY

Jedna platforma, wiele procesów i wymierne efekty

Automatyzacja procesów finansowych pozwoliła Millano uporządkować obsługę ponad 1000 faktur miesięcznie i skrócić proces płatności o 30%. Elektroniczne archiwum zapewniło jedno miejsce dostępu do dokumentów, a integracja Plus Workflow z systemem QAD Enterprise Applications usprawniła przepływ informacji pomiędzy workflow a środowiskiem ERP. Co istotne, pierwsze rozwiązanie zostało uruchomione w zaledwie 3 dni, dając firmie podstawę do dalszego rozwoju automatyzacji.

WNIOSKI Z WDROŻENIA

Jedno cyfrowe środowisko

Wdrożenie Plus Workflow rozpoczęło się od procesów finansowych, ale wraz z rozwojem potrzeb Millano platforma została rozszerzona o kolejne obszary – elektroniczne archiwum, procesy związane z przygotowaniem opakowań oraz obsługę reklamacji. Dziś rozwiązanie łączy 1000+ faktur obsługiwanych miesięcznie, integrację z ERP i kilka różnych procesów biznesowych w jednym środowisku. Projekt pokazuje, że automatyzacja może być rozwijana etapami – od usprawnienia pojedynczego procesu do platformy wspierającej cyfryzację wielu obszarów organizacji.