Automatyzacja korespondencji w rozproszonej strukturze organizacyjnej

BACKGROUND I WYZWANIE

Czas na zmiany

W organizacji o skali Jeronimo Martins codziennie przez wiele lokalizacji, działów i jednostek przepływają setki dokumentów. Każde pismo musi trafić do właściwej osoby, zostać zarejestrowane i odpowiednio przekazane dalej. Nic więc dziwnego, że głównym wyzwaniem Jeronimo Martins (przed decyzją o automatyzacji swoich procesów biznesowych) była manualna całego obiegu dokumentów. Dodatkowo brak centralnego systemu sprawiał, że monitorowanie i kontrola obiegu pism – zarówno zewnętrznych, jak i wewnętrznych, były utrudnione. Trudności dodawał fakt, że dotychczasowy program do obsługi korespondencji działał bardzo wolno i przestał być wspierany.

Kluczowe cele i oczekiwania klienta wobec wdrożenia obejmowały usprawnienie procesów zarządzania korespondencją, zapewnienie pełnej rejestracji dokumentów, a także przyspieszenie ich dystrybucji. Ważne było również spełnienie wymogów prawnych związanych z eDoręczeniami. Zespół Jeronimo Martins oczekiwał automatyzacji, większej przejrzystości i bezpieczeństwa w zarządzaniu dokumentacją. Cel stanowiło również odwzorowanie kluczowych funkcjonalności istniejących wcześniej, koncentrując się na przyspieszeniu ich działania i sprawniejszej obsłudze.

ROZWIĄZANIA

Największa sieć detaliczna w Polsce stawia na Plus Workflow

3 596 placówek na terenie całej Polski, ponad 81 000 zatrudnionych osób – to liczby, które namacalnie odwzorowują rozmach działalności lidera branży FMCG oraz podkreślają jego rozproszoną strukturę. Przy wdrożeniach na taką skalę nie ma miejsca na przypadkowe decyzje, dlatego prace nad automatyzacją procesów zaczęły się od wnikliwej analizy dotychczasowej aplikacji oraz sposobu obsługi korespondencji. Zespół Suncode zidentyfikował ograniczenia obecnego rozwiązania i przygotował propozycje usprawnień. Następnie przeprowadzono konfigurację procesów.

Po konfiguracji i dostosowaniu procesów do struktury organizacyjnej Jeronimo Martins, naturalnym krokiem była ich integracja z eDoręczeniami, tak aby dokumenty mogły być odbierane i wysyłane elektronicznie, zgodnie z wymaganiami prawnymi i bez konieczności obsługiwania ich poza głównym obiegiem. Następnie przeprowadzono testy rozwiązania, które pozwoliły zweryfikować poprawność działania procesów przed uruchomieniem produkcyjnym.

Ważnym elementem całego wdrożenia było szkolenie zrealizowane dla użytkowników systemu, aby w pełni przygotować ich do pracy w nowym środowisku. Dzięki temu zespół Suncode zadbał zarówno o stronę techniczną wdrożenia, jak i o komfort użytkowników na etapie rozpoczęcia pracy z rozwiązaniem. Ostatnim krokiem był odbiór i uruchomienie produkcyjne systemu. Po finalnym etapie platfroma Plus Workflow, objęła następujące procesy:

NAJWAŻNIEJSZY PROCES

Elektroniczna korespondencja z automatyczną obsługą eDoręczeń

Proces obsługi korespondencji w Jeronimo Martins został zaprojektowany tak, aby połączyć sprawną dystrybucję dokumentów, pełną kontrolę nad ich obiegiem i zgodność z wymaganiami eDoręczeń. Każdy dokument przychodzący jest skanowany i rejestrowany w Plus Workflow, a następnie automatycznie kierowany do właściwego działu zgodnie ze zdefiniowanym schematem. System rozpoznaje również lokalizację na podstawie skanera użytego do zeskanowania przesyłki, dzięki czemu dokument od początku trafia do odpowiedniego obiegu.

Kolejnym elementem procesu jest elektroniczna obsługa korespondencji oficjalnej. Dzięki aplikacji Plus e-Doręczenia możliwe jest odbieranie i wysyłanie wiadomości, wyszukiwanie adresów w systemie e-Doręczeń oraz pobieranie UPO. Korespondencja urzędowa, sądowa i administracyjna może dzięki temu trafiać bezpośrednio do uporządkowanego obiegu w Plus Workflow, bez konieczności obsługiwania jej w odrębnym kanale. Sam system automatycznie odbiera i wysyła dokumenty za pośrednictwem platformy eDoręczeń, wspierając realizację wymagań prawnych. Każdy dokument może następnie zostać przypisany do odpowiedniej ścieżki i przekazany dalej zgodnie z przyjętym procesem. Ogranicza to ręczną obsługę, zmniejsza ryzyko pominięcia korespondencji i ułatwia bieżącą kontrolę jej statusu.

EFEKTY

Mierzalne efekty, które udało się osiągnąć, to:

WNIOSKI Z WDROŻENIA

20% większa wydajność pracy działów administracyjnych i dwukrotnie niższe koszty papieru i przesyłek

Po wdrożeniu systemu organizacja odnotowała szereg wymiernych korzyści. Proces obsługi korespondencji został znacząco przyspieszony, a komunikacja wewnętrzna usprawniona. Firma spełniła wszystkie wymogi prawne związane z eDoręczeniami, jednocześnie minimalizując ryzyko utraty dokumentów. Wdrożony system zapewnił pełną transparentność i kontrolę nad obiegiem dokumentów, a także charakteryzuje się wysoką szybkością działania i przejrzystością interfejsu. Dodatkową wartością jest możliwość generowania szerokiego zakresu statystyk, opartych na danych z systemu.