Od ponad 15 lat Leroy Merlin rozwija cyfrową transformację wspólnie z Suncode. Dzięki platformie Plus Workflow firma zautomatyzowała kluczowe procesy biznesowe – od HR i obiegu umów po obsługę dokumentów i akceptacje.
Efektem jest szybsza realizacja procesów, większa przejrzystość działań oraz oszczędność czasu pracowników, którzy mogą skupić się na zadaniach o większej wartości biznesowej.
Leroy Merlin, część globalnej Grupy Adeo, to jeden z liderów rynku wyposażenia wnętrz i materiałów budowlanych w Polsce. Firma posiada 85 sklepów, zatrudnia ponad 12 000 pracowników, a jej e-commerce i marketplace oferują około 2,3 mln produktów. Skalę działalności uzupełnia wysoka sprawność operacyjna, 90% zamówień trafia do klientów w mniej niż 72 godziny. To również firma głęboko zaangażowana społecznie, mająca na koncie ponad 1036 grantów wspierających lokalne społeczności, szkoły i instytucje.
Zarządzanie tak dużą i rozproszoną organizacją wymaga sprawnych procesów oraz technologii, która wspiera tysiące codziennych operacji.
Leroy Merlin to organizacja o rozproszonej strukturze, w której każdego dnia realizowane są tysiące operacji angażujących sklepy, centralę oraz wiele różnych działów. Przy takiej skali sprawny przepływ dokumentów i informacji ma bezpośredni wpływ na codzienną pracę całej firmy. Współpraca z Suncode rozpoczęła się od cyfryzacji wybranych procesów, jednak wraz z rozwojem projektu platforma Plus Workflow zaczęła wspierać kolejne obszary organizacji.
Dziś rozwiązania oparte na Plus Workflow pomagają Leroy Merlin realizować procesy związane m.in. z dokumentami, finansami, HR oraz administracją.
Duża liczba sklepów, pracowników i dokumentów oznacza, że nawet pozornie prosty proces może angażować wiele osób, systemów oraz etapów akceptacji.
Tradycyjny sposób przekazywania dokumentów utrudniał szybkie sprawdzanie statusu sprawy, kontrolowanie terminów oraz odnajdywanie informacji potrzebnych pracownikom. Szczególnego znaczenia nabierało również zapewnienie jednej, spójnej ścieżki realizacji procesu niezależnie od lokalizacji użytkownika.
Stworzenie środowiska, w którym pracownicy różnych jednostek mogą realizować te same procesy według jednolitych zasad, a organizacja zachowuje pełną kontrolę nad ich przebiegiem.
Jako że Leroy Merlin to znana i ceniona sieć hipermarketów budowlanych, dziennie odwiedzają ją tysiące klientów. Każdy sprzedany produkt musi zostać odnotowany, czego wynikiem są drukowane potwierdzenia sprzedaży – paragony. Ponadto na koniec dnia roboczego, z każdej z kas wygenerowany zostaje raport dzienny. Oznacza to setki dokumentów drukowanych każdego dnia we wszystkich 80 hipermarketach na terenie całego kraju. Dlatego Leroy Merlin Polska poszukiwała rozwiązania, które umożliwiłoby bieżące czuwanie nad płatnościami i analizowanie potencjalnych aberracji.
Ujednolicenie danych pochodzących z wielu lokalizacji oraz zapewnienie bieżącego nadzoru nad płatnościami i potencjalnymi nieprawidłowościami.
Podstawą projektu została platforma Plus Workflow, która pozwoliła przenieść procesy biznesowe do jednego, elektronicznego środowiska. Zamiast budować osobny system dla każdego kolejnego procesu, Leroy Merlin może rozwijać kolejne aplikacje w ramach tej samej platformy i dopasowywać ich przebieg do rzeczywistych potrzeb organizacji.
Poszczególne procesy mogą korzystać z danych dostępnych w innych systemach przedsiębiorstwa, dzięki czemu pracownik nie musi wielokrotnie wprowadzać tych samych informacji. Obecnie Leroy Merlin korzysta z wielu automatyzacji na platformie:
Proces rejestracji raportów kasowych
Dzięki wdrożeniu naszego rozwiązania proces zarządzania raportami kasowymi został ustandaryzowany i zautomatyzowany. Każdy hipermarket jest zobowiązany do zebrania raportów z danego dnia, zeskanowania ich i wprowadzenia do systemu Plus Workflow, gdzie zostają one odpowiednio opisane przez wskazanego użytkownika, a następnie zadekretowane. W efekcie wszelkie raporty kasowe zostają automatycznie przekazane do księgowości znajdującej się w centrali spółki w Warszawie. Dopiero tam następuje ich odpowiednie księgowanie.
Wdrożone rozwiązanie minimalizuje możliwość zagubienia bądź zniszczenia raportu, oraz redukuje czas jego procesowania o ponad 60%.
Proces wnioskowania o pożyczki pracownicze
Odzwierciedlenie w systemie procesu wnioskowania o pożyczki pracownicze sprawiło, że każdy pracownik może starać się o wsparcie według klarownych, ustalonych przez Leroy Merlin kryteriów. Wszystko jest bowiem monitorowane i odpowiednio regulowane w Plus Workflow. Wniosek pracownika trafia do systemu, który automatycznie weryfikuje poziom jego wynagrodzenia i na tej zasadzie oblicza kwotę pożyczki, o jaką może wnioskować. Dopiero wtedy, wniosek zostaje przesłany do przełożonego, celem analizy i akceptacji. W następnym etapie procesu, dział finansowy spółki ostatecznie akceptuje lub odrzuca wniosek. Niezależnie od podjętej decyzji, wnioskujący zostanie poinformowany poprzez otrzymanie odpowiedniego powiadomienia w systemie Plus Workflow.
Obejrzyj odcinek serii „Praktyczne rozwiązania na co dzień” i przekonaj się jak bardzo Plus Workflow zmieniło codzienność pracowników Leroy Merlin.
Jednym z przykładów rozwoju środowiska jest proces obsługi umów. Plus Workflow został połączony z platformą Autenti, dzięki czemu dokument może przejść przez kolejne etapy weryfikacji, akceptacji i podpisu elektronicznego bez konieczności prowadzenia procesu poza systemem.
W architekturze systemowej Leroy Merlin Polska centralną rolę pełni system Oracle, który stanowi fundament zarządzania danymi i procesami finansowo-operacyjnymi. Równolegle funkcjonuje PlusWorkflow, który pełni rolę drugiego, krytycznego systemu w organizacji odpowiedzialnego za obsługę i koordynację procesów biznesowych. W efekcie PlusWorkflow stanowi istotny element środowiska IT, bez którego bieżące funkcjonowanie organizacji nie byłoby możliwe na obecnym poziomie efektywności i kontroli. Kluczowe korzyści wynikające z tego wdrożenia to:
Skrócenie czasu realizacji obecnych procesów w standardowej formie.
Użytkownik może sprawdzić status procesu i historię wykonanych czynności w jednym miejscu.
Elektroniczny obieg ogranicza drukowanie, ręczne przekazywanie dokumentów i powtarzalne czynności.
Te same zasady realizacji procesu obowiązują niezależnie od sklepu, działu czy lokalizacji użytkownika.
Plus Workflow zapewniło i cały czas zapewnia firmie synchronizację działań we wszystkich oddziałach firmy, bez względu na ich lokalizację, jako że wszystkie dane gromadzone i przetwarzane są w jednym, bezpiecznym miejscu. Ponadto wszelkie czynności wykonywane przez pracowników w systemie są rejestrowane, co zapewnia nie tylko pełną transparentność działań, ale również sprawne generowanie raportów i przeprowadzanie audytów wewnętrznych.
Projekt Leroy Merlin pokazuje, że transformacja cyfrowa nie musi oznaczać jednorazowej, rewolucyjnej zmiany całego środowiska IT. Organizacja może rozpocząć od jednego procesu, sprawdzić efekty wdrożenia, a następnie stopniowo rozszerzać automatyzację na kolejne obszary działalności.
Dzięki elastyczności Plus Workflow kolejne procesy mogą korzystać ze wspólnej platformy, integracji oraz danych, tworząc spójne środowisko do zarządzania pracą w całej firmie.
Opowiedz nam o procesach, które wymagają dziś najwięcej czasu i pracy manualnej. Pokażemy Ci, jak można je uporządkować i zautomatyzować dzięki Plus Workflow.
