100% zdalne wdrożenie u wiodącego producenta wyrobów stalowych w Polsce.

BACKGROUND I WYZWANIE

Konkretnie postawione cele

Rosnąca skala działalności oraz potrzeba dalszego zwiększania efektywności firmy skłoniły STALPRODUKT do poszukiwania rozwiązania, które pozwoli lepiej wykorzystywać dostępne zasoby, ograniczać zbędne koszty i podejmować decyzje biznesowe na podstawie przejrzystych danych oraz rachunku ekonomicznego. Główne założenia biznesowe wdrożenia:

ROZWIĄZANIE

Wdrożenie, które odbyło się 100% zdalnie

Organizacja zdecydowała się na wdrożenie platformy Plus Workflow jako wspólnego środowiska do cyfryzacji i automatyzacji procesów realizowanych pomiędzy różnymi działami. Rozwiązanie umożliwiło uporządkowanie obiegu dokumentów, odwzorowanie wieloetapowych ścieżek akceptacji oraz integrację procesów z systemami funkcjonującymi już w STALPRODUKT. Dzięki elastycznej architekturze platforma mogła być rozwijana zarówno w obszarze finansów, jak i procesów spedycyjnych, administracyjnych oraz związanych z obsługą zapytań ofertowych.

Jednym z wyróżników projektu był jego całkowicie zdalny charakter. Analiza wymagań, modelowanie procesów, konfiguracja rozwiązania, konsultacje projektowe, uruchomienie systemu oraz szkolenia użytkowników zostały przeprowadzone bez konieczności organizowania bezpośrednich spotkań zespołów STALPRODUKT i Suncode.

Zdalny model współpracy wymagał precyzyjnej koordynacji prac oraz bieżącej wymiany informacji pomiędzy zespołem wdrożeniowym a przedstawicielami poszczególnych obszarów biznesowych STALPRODUKT. Było to szczególnie istotne ze względu na złożoność procesów obejmujących finanse, transport i spedycję, współpracę z działami produkcyjnymi oraz integrację z systemami funkcjonującymi już w organizacji. Projekt pokazał, że również niestandardowe i wieloetapowe procesy przedsiębiorstwa przemysłowego mogą zostać skutecznie przeanalizowane, odwzorowane i uruchomione w modelu całkowicie zdalnym, przy zachowaniu indywidualnego podejścia do potrzeb organizacji.

NAJWAŻNIEJSZY PROCES

Obieg faktur transportowych zintegrowany z procesem spedycyjnym

Aby uporządkować obsługę faktur związanych z usługami transportowymi i ograniczyć ręczne przekazywanie informacji pomiędzy uczestnikami procesu, w STALPRODUKT wdrożono elektroniczny obieg faktur zakupowych w platformie Plus Workflow. Proces został zaprojektowany z uwzględnieniem specyfiki działalności spedycyjnej przedsiębiorstwa. Platformę Plus Workflow zintegrowano z systemem ERP IFS oraz dedykowanym systemem do obsługi zleceń spedycyjnych, dzięki czemu informacje potrzebne do weryfikacji faktury mogą być powiązane z danymi dotyczącymi konkretnego zlecenia transportowego.

Po zakończeniu akceptacji dane mogą zostać przekazane do systemu IFS, a dokument wraz z historią jego obiegu pozostaje dostępny w elektronicznym archiwum. W ten sposób proces obejmuje cały cykl obsługi faktury transportowej, od jej rejestracji, przez weryfikację i akceptację, aż po przekazanie danych do systemu ERP. Po zarejestrowaniu dokumentu faktura trafia do odpowiednich osób zgodnie ze zdefiniowaną ścieżką weryfikacji i akceptacji. Użytkownicy mogą korzystać z informacji dostępnych w powiązanych systemach, bez konieczności ręcznego wyszukiwania i przekazywania danych pomiędzy poszczególnymi etapami procesu.

W STALPRODUKT automatyzacja objęła  obieg faktur transportowych, ale również inne procesy i mechanizmy wspierające cyfrową obsługę dokumentów:

EFEKTY

Co zyskują poszczególne zespoły?

WNIOSKI Z WDROŻENIA

Oszczędność 20h miesiecznie

Wdrożenie w STALPRODUKT pokazuje, że cyfryzacja procesów w organizacji o złożonej strukturze nie musi oznaczać zastępowania wykorzystywanych już systemów. Plus Workflow stał się środowiskiem łączącym procesy, dokumenty i dane pochodzące z różnych obszarów firmy – od finansów i spedycji po obsługę umów i zapytań ofertowych. Integracja z IFS oraz systemem obsługi zleceń spedycyjnych pozwoliła wykorzystać istniejącą infrastrukturę IT, jednocześnie porządkując przepływ informacji i ścieżki akceptacji.

Projekt potwierdził również, że niestandardowe i wieloetapowe procesy mogą zostać skutecznie odwzorowane i uruchomione w modelu w pełni zdalnym. Elastyczność Plus Workflow pozwala przy tym rozwijać środowisko wraz z kolejnymi potrzebami organizacji, bez ograniczania automatyzacji do jednego procesu czy działu.