Cyfrowe zaplecze Miasta Przygód

BACKGROUND I WYZWANIE

Potrzeba skalowania biznesu

Mandoria od początku przyciągała rodziny szukające miejsca, w którym dobra zabawa nie zależy od pogody. Kolejni goście odwiedzali Miasto Przygód, park rozwijał swoją działalność, a wraz z jego rosnącą skalą coraz więcej działo się również poza zasięgiem wzroku odwiedzających. Im więcej atrakcji, punktów gastronomicznych, dostaw i codziennych działań operacyjnych, tym więcej niewidocznych dla gości zadań do wykonania, które musiał podołać personel.

Organizacja stanęła przed wyzwaniem uporządkowania swoich wewnętrznych procesów biznesowych. Przed wdrożeniem Mandoria chciała przede wszystkim:

• uporządkować składanie zapotrzebowań zakupowych w różnych działach,
• wyeliminować ręczne przekazywanie dokumentów pomiędzy działami,
• usprawnić akceptację faktur zakupowych,
• zapewnić kontrolę realizacji budżetów,
• zautomatyzować archiwizację umów,
• przygotować organizację do elektronicznej wymiany dokumentów poprzez KSeF.

ROZWIĄZANIE

Cyfrowa ewolucja operacyjna Mandorii

Aby procesy administracyjne mogły nadążyć za tempem rozwoju Mandorii, Suncode wdrożył platformę Plus Workflow, która uporządkowała przepływ informacji i dokumentów pomiędzy działami. Zamiast obsługiwać kolejne etapy osobno, Mandoria połączyła je w jeden cyfrowy proces – od zgłoszenia potrzeby zakupowej, przez akceptację i kontrolę budżetu, aż po obsługę faktury i przekazanie jej do księgowości.

W największym krytym parku rozrywki w Europie wdrożono:

Gotowi na KSeF

Wdrożenie obsługi KSeF było dla Mandorii naturalną kontynuacją wcześniejszej cyfryzacji. Wcześniej część danych związanych z fakturami musiała być wprowadzana przez pracowników. Obecnie kolejne czynności mogą odbywać się automatycznie, bez ponownego przepisywania informacji. Dokument jest rejestrowany, a informacje z wcześniejszych etapów procesu pozwalają powiązać go z odpowiednim zapotrzebowaniem i użytkownikiem.

MOBILNOŚĆ

Dostęp do procesów z każdego miejsca 24/7

Mandoria to rozległy obiekt, w którym wiele osób odpowiadających za codzienne funkcjonowanie parku pracuje poza klasycznym stanowiskiem biurowym. Dlatego istotnym elementem rozwiązania jest możliwość dostępu do procesów z dowolnego miejsca, również poprzez aplikację mobilną. Akceptacja zamówienia czy sprawdzenie statusu dokumentu nie musi czekać na powrót użytkownika do komputera.

EFEKTY

Mandoria w liczbach

WNIOSKI Z WDROŻENIA

Niewidoczna automatyzacja, widoczne efekty

Wdrożenie Plus Workflow uporządkowało procesy, które każdego dnia wspierają funkcjonowanie Mandorii – od zakupów i obiegu faktur po akceptacje i rozliczenia. Pracownicy wykonują mniej ręcznych czynności i mogą na bieżąco sprawdzać status swoich spraw, managerowie zyskali większą kontrolę nad wydatkami i przebiegiem procesów, a księgowość pracuje na uporządkowanych dokumentach i danych przekazywanych automatycznie.

Najważniejszą zmianą jest jednak większa przejrzystość całej organizacji. Informacje, dokumenty i odpowiedzialność za kolejne działania są dostępne w jednym środowisku, dzięki czemu łatwiej ograniczać opóźnienia, eliminować błędy i szybciej podejmować decyzje. Wraz z rozwojem parku procesy mogą być skalowane bez proporcjonalnego zwiększania liczby ręcznych czynności administracyjnych.

Dzięki temu automatyzacja pozostaje niewidoczna dla odwiedzających, ale każdego dnia wspiera to, co dla nich najważniejsze – sprawne funkcjonowanie Mandorii i niezakłóconą obsługę gości.