Optymalizacja i modelowanie procesów biznesowych

Czym jest optymalizacja procesów biznesowych?

Prowadzenie biznesu wiąże się z mnóstwem obowiązków, podejmowaniem wielu decyzji, mających realny wpływ na przyszłość przedsiębiorstwa oraz setkami, jeśli nie tysiącami różnego typu dokumentów. Optymalizacja procesów, przez wprowadzenie systemu klasy BPM pozwala na uzyskanie szeregu korzyści. Zaliczamy do nich maksymalizację zysków, zmniejszenie ponoszonych kosztów, a także zwiększenie efektywności pracy poprzez jej automatyzację. Zarządzanie odnosi się do różnych sfer działalności, a więc gromadzenia i przetwarzania danych, pozyskiwania klientów, organizacji logistyki i biznesu czy rekrutacji pracowników. Jak widzisz, niemal na każdej płaszczyźnie można próbować wdrażać zmiany, które przyczynią się do poprawy kondycji firmy i pozwolą jej dopasować się do aktualnych standardów. Jednak jak się do tego zabrać? Wielu przedsiębiorców nie wie, jak powinna wyglądać optymalizacja procesów biznesowych. Nic dziwnego, to niezwykle złożony proces, który najlepiej przeprowadzać pod okiem specjalistów. Nasz zespół dysponuje niezbędną wiedzą, doświadczeniem i narzędziami, które wspierają współczesne firmy w dążeniu do utrzymania pozycji rynkowej.

Program Plus Workflow do elektronicznego zarządzania obiegiem dokumentów optymalizuje procesy biznesowe. W jaki sposób? Plus Workflow jest intuicyjnym programem klasy BPM, w którym możesz rozliczać faktury, składać zapotrzebowania, rejestrować korespondencję oraz, dzięki elektronicznemu archiwum, gromadzić i porządkować firmową dokumentację. To taka elektroniczna kancelaria Twojego biznesu. Wszystkie możliwości są dostępne przy użyciu „jednego kliknięcia”! Już dziś zoptymalizuj procesy w Twojej firmie, aby w najlepszy możliwy sposób wykorzystać potencjał drzemiący w przedsiębiorstwie (ludziach, produktach, usługach).

Kiedy procesy zarządzania ryzykiem oraz innymi obszarami działalności są przeprowadzane świadomie i w kontrolowanych warunkach, wówczas można mówić o tym, że firma jest na prostej drodze do zoptymalizowania pracy całego przedsiębiorstwa. Jest to działanie wymagające dużego zaangażowania — czasu, ludzi, oraz niejednokrotnie środków finansowych. Niemniej jednak, jak potwierdzają wyniki naszych Klientów i wieloletnie doświadczenie, warto podjąć ten wysiłek. Co więcej, według badań naukowych, efektywność procesów biznesowych jest jednym z najważniejszych czynników wpływających na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Procesy biznesowe są realizowane w każdej firmie, niezależnie od jej wielkości. Nie w każdym jednak zostały one zidentyfikowane, opisane i odpowiednio uporządkowane.

Możesz oczekiwać, że dzięki Suncode Twoje problemy zostaną całkowicie rozwiązane. Samodzielne postawienie „diagnozy” i ustalenie problematycznych obszarów funkcjonowania firmy, to bardzo trudne zadanie, które niejednokrotnie bywa zbyt wymagające bez specjalistycznego wsparcia. Dlatego zrobisz to z naszą pomocą, korzystając z naszego doświadczenia — nigdy nie działamy szablonowo, a wszystko rozpoczyna się od gruntownej analizy struktury przedsiębiorstwa. Zanim zaproponujemy konkretny schemat optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych, przeprowadzimy audyt i znajdziemy przyczynę nieprawidłowości. Głównymi obszarami, które najczęściej wymagają poprawy w firmach, są:

• wydajność (lepsze zyski)
• efektywność (zmniejszenie kosztów, zwiększenie zysków).

Zarządzanie procesami biznesowymi w przedsiębiorstwie wymaga ich modelowania i optymalizowania. Przed przystąpieniem do wdrożenia zmian organizacyjnych (np. reinżynieria, udoskonalenie procesów, wdrożenie SZJ ISO 9000), bądź systemów informatycznych (np. Workflow, ERP) następuje opracowanie modelu procesów biznesowych przedsiębiorstwa.

Modelowanie procesów może być realizowane w formie tradycyjnej (z użyciem kartki papieru) bądź za pomocą specjalistycznych narzędzi informatycznych. Modele procesu mogą zostać odzwierciedlone w różnych zestandaryzowanych notacjach (np. EPC, BPMN, UML) w celu jednakowej interpretacji modelu przez wszystkich jego użytkowników.

Korzyści z optymalizacji procesów biznesowych

Wybierając profesjonalne wsparcie, szybko przekonasz się, jak wiele może zaoferować optymalizacja i automatyzacja procesów logistycznych oraz biznesowych w Twoim przedsiębiorstwie. W niemal każdej firmie znajdą się procedury i działania, które da się usprawnić za pomocą odpowiednich metod. Ich wybór zależy od konkretnych aspektów pracy oraz skali potrzebnych zmian.

Być może jeszcze nie zdajesz sobie sprawy z tego, że również Twoje przedsiębiorstwo, w celu zwiększenia efektywności zarządzania, wymaga optymalizacji procesów logistycznych czy produkcyjnych. Funkcjonują one w każdej firmie, ale nie zawsze są oficjalnie nazwane czy opisane. Jakie korzyści daje mapowanie obszarów wymagających ulepszenia i ich udoskonalanie poprzez wdrażanie nowych rozwiązań?

• Wyższa efektywność w podejmowanych działaniach operacyjnych — krótszy czas realizacji zadań, lepsze zarządzanie czasem oraz zasobami.
• Przypisywanie zadań oraz uprawnień do konkretnych osób według ich stanowiska i z uwzględnieniem posiadanych kompetencji.
• Lepsze kontrolowanie procesów, ich kosztów, efektów, sprawności, czasu potrzebnego na realizację.
• Większe szanse na sukces na konkurencyjnym rynku.
• Eliminacja czynności i procedur, które są zbędne, nieefektywne, nierentowne.
• Uporządkowanie dotychczasowej pracy przedsiębiorstwa na wielu płaszczyznach — działań, zbierania i segregowania dokumentów, archiwizacji.

Powyższe korzyści odnoszą się nie tylko do samego przedsiębiorstwa, ale też do ich otoczenia — pracowników, klientów oraz kontrahentów. Ze zmian w zakresie optymalizacji procesów skorzysta przede wszystkim odbiorca. Jak to działa? Sprawne realizowanie procedur, przestrzeganie standardów jakości oraz wyższa efektywność oznacza krótszy termin realizowania zamówień na produkty czy usługi. Wpływa to również znacząco na cenę — finalnie jest ona niższa, dzięki oszczędnościom, jakie udało się wygenerować firmie.

Z perspektywy współpracowników, firma, która troszczy się o optymalizację procesów logistycznych, jest atrakcyjnym partnerem do długofalowej współpracy. Pracownicy z kolei zyskują na przejrzystości procedur, szybkości realizacji procesów w systemie czy sprawnemu zarządzaniu ich pracą. Ze względu na tę ostatnią grupę, liczyć się będzie nie tylko sam fakt optymalizacji, ale też sposób wdrożenia zmian. Rozumiemy, że tego typu „rewolucje” w firmie mogą powodować pewną nieufność czy nawet brak akceptacji. Jednak Suncode to doświadczony zespół, który ma za sobą wiele wdrożeń. Niejednokrotnie pomagaliśmy firmom usprawnić obecne procesy, wprowadzając najnowszą technologię, która w konsekwencji przyczyniła się do digitalizacji całej spółki . Wiemy, jak przeprowadzić je w taki sposób, aby wszystko odbyło się bez przestojów, w sposób przejrzysty i zrozumiały dla pracowników. Przeprowadzając praktyczne szkolenia na platformie Plus Workflow, nikt z zespołu nie pozostaje bez wsparcia i braku informacji. Wszystkie niezbędne zagadnienia przekazujemy w trakcie nauki, która ma formę warsztatów – użytkownicy uczą się pracy bezpośrednio na systemie. Taki sposób prowadzenia szkoleń przynosi wymierne korzyści dla pracowników w późniejszej pracy.

Warto też zwrócić uwagę na aspekt często udoskonalany poprzez działania optymalizacyjne, choć pozornie będący z nimi jedynie luźno związany. Zwiększenie wydajności firmy, przejrzystości procedur oraz szeroko pojęte usprawnienie funkcjonowania konkretnych działów czy całego przedsiębiorstwa ma znaczący wpływ na wysiłek potrzebny do prowadzenia procesów produkcyjnych, magazynowania, księgowości oraz wielu innych zadań. Łatwiejsza realizacja celów oraz wyraźniejsze efekty to znaczący krok w kierunku lepszego środowiska pracy, co przekłada się na samopoczucie pracowników.

Optymalizacja procesów biznesowych z Suncode

Konsultanci Suncode posiadają szerokie kompetencje w zakresie modelowania oraz optymalizowania różnego rodzaju procesów biznesowych w organizacjach, które potwierdzone są praktycznym doświadczeniem. Co więcej, posługują się oni nowoczesnymi i wiodącymi narzędziami. Usługa analizy stanu istniejącego w przedsiębiorstwie i modelowania procesów może być świadczona w odniesieniu do wybranych procesów lub ogółu procesów wykonywanych w firmie. Modelowanie procesów może zostać przeprowadzone standardową metodyką wykorzystywaną przez Suncode lub sprofilowane pod kątem konkretnych potrzeb klienta (np. wdrożenie systemu informatycznego).Opracowanie modelu procesu pozwala na jego późniejsze zoptymalizowanie, po wspólnej analizie z Klientem. Model procesu służy również jako podstawa do wdrażania systemów informatycznych klasy Workflow/BPM, DMS czy ERP. Ponadto, odpowiednio stworzony model procesu pozwala na jego późniejsze doskonalenie.

Etapy optymalizacji procesów

Zanim dojdzie do sfinalizowania optymalizacji procesów produkcyjnych czy logistycznych, nasi eksperci bardzo starannie dobiorą metodyki oraz narzędzia. Nie byłoby to możliwe bez zdiagnozowania stanu, w jakim znajduje się przedsiębiorstwo oraz ustalenia jego kluczowych celów jeszcze przed wdrożeniem. Odbywa się to w kilku krokach, które są powszechnie przyjęte w tej procedurze:

1. Zdefiniowanie problemu oraz opracowanie celu, jaki chcemy wspólnie osiągnąć (najczęściej na podstawie metodyki SMART). To ważny etap, który pozwala dostosować zmiany do indywidualnych potrzeb Klienta. Np. jeśli problemy leżą w obszarze dostaw, zaproponujemy optymalizację procesów logistycznych, jeśli kłopotliwa jest kontrola procesów na hali, wówczas rozsądna będzie optymalizacja procesów produkcyjnych.
2. Diagnoza stanu obecnego (pod kątem efektywności i skuteczności realizacji celów, wyszukania obszarów nieefektywnych) wraz z mapowaniem procesów.
3. Opracowanie strategii działania z uwzględnieniem sugestii ekspertów Suncode wraz z przedstawicielami przedsiębiorstwa, którzy są bezpośrednio odbiorcami usług. Jeśli występuje taka konieczność, możemy zaplanować zmiany w zakresie struktury organizacyjnej.
4. Zaprezentowanie harmonogramu planowanych zmian i przewidywanego terminu finalizacji prac.
5. Wdrożenie wypracowanych standardów i kontrolowanie ich przebiegu.

Analizując przedstawione procedury, można zauważyć, że przy wsparciu doświadczonych specjalistów proces automatyzacji i optymalizacji wewnątrz firmy to usystematyzowany zestaw działań, daleki od wielkich rewolucji zmieniających politykę działalności. Właśnie dlatego automatyzacja procesów biznesowych cieszy się coraz większą popularnością wśród przedsiębiorców. Poprawa jakości codziennej pracy odbywa się zgodnie ze sprawdzonymi schematami, które są przyjazne dla pracowników oraz klientów. Planując wprowadzenie nowych procedur w swoim biznesie, warto skorzystać z pomocy doświadczonych fachowców. Dzięki nim unikniesz wszelkich trudności, które mogą pojawić się w czasie wdrażania zmian oraz reorganizacji zadań.

Skuteczna optymalizacja procesów logistycznych i biznesowych

Najlepszym sposobem na zwiększenie wydajności firmy jest poprawa funkcjonowania wszelkich procedur oraz struktur wewnątrz przedsiębiorstwa. Z tego powodu optymalizacja procesów logistycznych to w wielu przypadkach niezbędne działanie mające na celu znaczne usprawnienie pracy w magazynach, halach produkcyjnych czy działalnościach związanych z transportem.

Rozumiemy jak ogromne znaczenie ma optymalizacja procesów biznesowych. Współpraca ze specjalistami Suncode, to nadzieja na zwiększenie konkurencyjności Twojego przedsiębiorstwa na rynku, i jego atrakcyjności w oczach inwestorów i kontrahentów. Stanie się też pożądanym miejscem pracy. Bez względu na to, na jakich aspektach najbardziej Ci zależy, z naszą pomocą uda Ci się osiągnąć cele. Wielotorowe zmiany pozytywnie wpłyną na efektywność oraz procesy zarządzania ryzykiem. Poprawi się tym samym komfort osób pracujących w wewnętrznych strukturach i znajdujących się w bezpośrednim otoczeniu firmy. Zapraszamy!