BACKGROUND I WYZWANIE
Standard „Just-In-Time”
Realizacja dostaw dla przedsiębiorstwa produkcyjnego działającego zgodnie z metodą Just-In-Time wymagała od Söllner nie tylko terminowego przewozu ładunków, ale również bieżącej kontroli każdego etapu transportu.
Samochód powinien pokonać trasę pomiędzy zakładami w ciągu około 30 minut. Każde opóźnienie mogło wpływać na kolejne działania po stronie odbiorcy, dlatego kluczowe było szybkie pozyskiwanie informacji o tym, gdzie znajduje się transport, na jakim etapie jest jego realizacja i czy przebiega zgodnie z założonym harmonogramem. Wraz ze zmieniającymi się wymaganiami klientów Söllner dotychczasowy sposób obsługi procesu przestał być wystarczający. Firma potrzebowała rozwiązania, które pozwoliłoby lepiej kontrolować transport, ograniczyć pracę manualną i usprawnić przepływ informacji pomiędzy wszystkimi uczestnikami procesu.
Söllner potrzebował rozwiązania, które pozwoli:
- monitorować transporty w czasie rzeczywistym,
- automatycznie rejestrować czasy realizacji kolejnych etapów,
- szybko identyfikować opóźnienia,
- ograniczyć ręczne wypełnianie dokumentów przez kierowców,
- usprawnić wymianę informacji pomiędzy kierowcami, pracownikami operacyjnymi i kadrą zarządzającą,
- weryfikować zgodność przewożonych ładunków z zamówieniem jeszcze przed wyjazdem samochodu.
ROZWIĄZANIE
Koniec ręcznej i papierowej kontroli transportu
Po analizie procesu transportowego Suncode wdrożył w Söllner platformę Plus Workflow, która odwzorowała cyfrowo kolejne etapy realizacji przewozu i umożliwiła ich bieżące monitorowanie.
System przejął część czynności wykonywanych wcześniej manualnie i stworzył jedno źródło informacji o realizowanych transportach. Cały proces został zaprojektowany tak, aby kolejne zdarzenia były rejestrowane dokładnie w momencie ich wystąpienia – od załadunku, przez przejazd pomiędzy zakładami, aż po rozładunek i powrót. W ramach wdrożenia na platformie Plus Workflow odwzorowano kluczowe procesy wspierające codzienną realizację transportów:
01
Zarządzanie transportem
02
Kontrola czasu przejazdu
03
Rejestracja etapów transportu
04
Weryfikacja ładunków
05
Potwierdzanie dostaw
06
Obsługa transportu Just-In-Time
07
Automatyczne powiadomienia o opóźnieniach
08
Mobilna obsługa procesu przez kierowców
Proces zarządzania transportem
W Plus Workflow odwzorowano pełną ścieżkę transportu pomiędzy zakładami, a każdy etap procesu funkcjonuje w systemie jako konkretne zadanie. Na początku transportu kierowca uzupełnia elektroniczny formularz zawierający najważniejsze informacje dotyczące przewozu, m.in. dane pojazdu oraz rodzaj przewożonych wyrobów. W kolejnych etapach jego działania zostały ograniczone do potwierdzania wykonania zadań. System automatycznie zapisuje daty i godziny, aktualizuje status transportu oraz oblicza czas przejazdu pomiędzy poszczególnymi punktami.
Automatyczna kontrola czasu przejazdu
Transport pomiędzy zakładami powinien zostać zrealizowany w określonym przedziale czasu. Plus Workflow na bieżąco kontroluje terminy wykonania kolejnych zadań i automatycznie oblicza czas przejazdu. Jeżeli ustalony termin zostanie przekroczony, system wysyła do kierownika powiadomienie o opóźnieniu. Dzięki temu zespół nie musi samodzielnie kontrolować każdego transportu. Informacja o sytuacji wymagającej reakcji trafia do odpowiedniej osoby automatycznie.
Automatyczna weryfikacja ładunku przed wyjazdem
Każdy wózek przeznaczony do transportu części posiada indywidualny numer identyfikacyjny oraz kod kreskowy. Przed załadunkiem jego kod jest skanowany, a system automatycznie sprawdza zgodność ładunku z zamówieniem. Jeżeli dany wózek nie powinien znaleźć się w konkretnym transporcie, nie może zostać poprawnie zatwierdzony w systemie. W ten sposób kontrola poprawności odbywa się jeszcze przed rozpoczęciem transportu, a nie dopiero po dotarciu towaru do odbiorcy.
INTEGRACJE
Informacja o zamówieniu dostępna tam, gdzie jest potrzebna
Plus Workflow został zintegrowany z systemem funkcjonującym po stronie przedsiębiorstwa dostawcy przewożonych części. Dzięki wymianie danych Söllner otrzymuje informacje dotyczące m.in.:
- wózków przygotowanych do transportu,
- ładunków zamówionych przez odbiorcę,
- aktualnego statusu realizacji,
- czasu pozostałego do dostarczenia części.
Standardowy czas realizacji zamówienia wynosi 3 godziny, dlatego szybki dostęp do aktualnych danych pozwala lepiej kontrolować cały proces – jeszcze zanim samochód rozpocznie trasę.
Wdrożenie Plus Workflow znacząco uporządkowało codzienną obsługę transportów. Kierowcy nie muszą już ręcznie wypełniać dokumentów transportowych – korzystają z elektronicznych formularzy, a najważniejsze dane i czasy realizacji zapisują się w systemie automatycznie. Platforma na bieżąco monitoruje czas przejazdu i oblicza czas realizacji transportu. Jeśli pojawi się opóźnienie, kierownik otrzymuje automatyczne powiadomienie, dzięki czemu może szybciej zareagować na nieprawidłowości. System wspiera również kontrolę załadunku. Dzięki wykorzystaniu kodów kreskowych możliwa jest weryfikacja zgodności przewożonego towaru z zamówieniem jeszcze przed wyjazdem samochodu.
Wszystkie informacje o transporcie są dostępne w jednym miejscu i aktualizowane na bieżąco, dlatego kierowcy, pracownicy operacyjni i kadra zarządzająca pracują na tych samych danych. Mobilny dostęp do Plus Workflow dodatkowo pozwala kierowcom realizować zadania niezależnie od miejsca, w którym aktualnie się znajdują.
WNIOSKI Z WDROŻENIA
Jedno cyfrowe środowisko
Dzięki Plus Workflow Söllner przeniósł ten proces do jednego cyfrowego środowiska. Kolejne etapy transportu są rejestrowane w systemie, czasy przejazdów obliczane automatycznie, a informacje o opóźnieniach trafiają bezpośrednio do osób odpowiedzialnych za ich obsługę. Już w pierwszych tygodniach pracy z Plus Workflow pracownicy Söllner zyskali bieżący dostęp do szczegółowych informacji o realizowanych transportach. Cyfryzacja procesu ograniczyła także liczbę czynności wykonywanych ręcznie, co przełożyło się sprawniejsze przygotowanie kierowców do wyjazdu i ponad 50% szybszą weryfikację ładunku”.
