W firmie produkcyjnej, jaką jest Majami, ważna jest kontrola kosztów zakupów jak i sprawna obsługa przepływu dokumentów, wpływających na działalność operacyjną firmy. Dotychczas w Majami przebieg faktur i korespondencji był stuprocentowo manualny.

Dokumenty przechodziły z rąk do rąk, przez co kontrola kosztów zakupów była utrudniona i bardzo pracochłonna. Aby to usprawnić firma Majami wybrała właśnie Suncode spośród wielu innych firm na rynku zajmujących się optymalizacją procesów biznesowych, jako firmę z dużym doświadczeniem w tej dziedzinie.

Pierwszym etapem współpracy z Majami była kompleksowa analiza kluczowych obszarów obiegu dokumentów, która miała bezpośredni wpływ na implementację odpowiednich rozwiązań optymalizujących procesy biznesowe.

Po analizie przepływu dokumentów w Majami, opisane założenia zostały tak zaprojektowane w systemie Plus Workflow, aby stworzyć dostosowany do indywidualnych potrzeb firmy model przebiegu faktur oraz korespondencji. Od tego momentu każda czynność związana z obiegiem tych dokumentów, może być rejestrowana przy pomocy systemu i przechodzić taką samą, a nieraz nawet krótszą, drogę. 

Jednocześnie system gromadzi informacje o tym, kto jest obecnie w posiadaniu dokumentu oraz jaką ścieżkę dokument taki przebył, zanim dotarł do obecnego punktu. Tym samym klient zyskał możliwość kontroli dokumentów w każdym momencie, w każdym miejscu – stuprocentowa wygoda!

Projekt objął zakresem faktury kosztowe i towarowe. Każda z nich przechodzi ścieżkę określoną w mapie procesu: faktury kosztowe przechodzą przez całą standardową ścieżkę akceptacji, podczas gdy faktury magazynowe przekazywane są bezpośrednio do działu logistyki i gospodarki magazynowej. W ten sposób, za pomocą zaledwie paru kliknięć, faktury trafiają do osób bezpośrednio za nie odpowiedzialnych. Ponadto system Plus Workflow ułatwia ocenę poprawności faktur oraz ustalenia ich statusu płatności. Tak oto firma Majami zyskała ułatwiony dostęp do kontroli kosztów zakupów, będących w wykorzystaniu poszczególnych wydziałów, a co za tym idzie – obniżenie pracochłonności. 

System obsługi korespondencji przychodzącej do organizacji zaczyna się zaś od rejestracji dokumentu poprzez jego skan oraz odpowiedni opis w formularzu załączonym do skanu. Dodatkowo rejestrowana korespondencja jest systematyzowana ze względu na kategorię listu (np. reklamacje). Dla każdej kategorii kreowany jest osobny dziennik, w którym widnieje data rejestracji listu oraz potwierdzenie jego otrzymania przez adresata. Tym samym kontrola listów jest prostsza, mniej pracochłonna i tańsza. 

Decyzja o przeniesieniu tych procesów na drogę elektroniczną pozwoliła na automatyzację całego procesu, dając jednocześnie możliwość kontroli dostępu do informacji, a przede wszystkim redukcji kosztów administracyjnych i eksploatacyjnych. Po wdrożeniu firma Majami zyskała aktywną, nieustannie rozbudowującą się bazę dokumentów oraz platformę pozwalającą na zdalne zarządzanie dokumentami, możliwość monitorowania faktur i korespondencji przychodzącej, a co za tym idzie: łatwy sposób ewidencjonowania wszystkich spraw wpływających do firmy, a także prosty sposób monitorowania korespondencji przychodzącej. Dodatkowym atutem wdrożenia jest integracja ze zintegrowanym systemem zarządzania ERP XL. Ponadto działania Suncode przyczyniły się do centralizacji skanowania dokumentów w firmie, co jest swego rodzaju zalążkiem budowania Centrum Usług Wspólnych w Majami.

Doświadczenie pracowników Suncode i ich działania przyniosły oczekiwane korzyści związane z kontrolą kosztów, usprawniły procesy biznesowe. Przedstawiciele Suncode wykazali się dużą wiedzą i starannie zaprojektowali system tak, by spełniał nasze oczekiwania. Dlatego też zdecydowaliśmy się powierzyć im dalsze projekty. – Jolanta Kowalska, Koordynator ds. projektów

Kolejnym krokiem podjętym przez firmę Majami jest przekazanie Suncode projektu implementacji systemu obiegu dokumentów w dziale HR, dzięki czemu firma zbuduje swoją bazę CV pracowników obecnych jak również potencjalnych. Taki system przydatny będzie przy zatrudnianiu nowych pracowników, gdzie działania operacyjne będą ściśle związane ze strategią zatrudniania w Majami, a także w obliczu nadchodzących zmian dotyczących poprawnego przetwarzania danych osobowych.